Kommunale Wärmeplanung ausschreiben: Leistungsbild, Datenanforderungen und Vergabe rechtssicher gestalten

Die Frist für die kommunale Wärmeplanung rückt näher, während in vielen kleineren Kommunen Personal, Datengrundlagen und fachliche Erfahrung knapp sind. Jetzt soll ein Planungsbüro beauftragt werden, doch schon bei der ersten Leistungsbeschreibung stellen sich praktische Fragen: Welche Daten müssen bereitgestellt werden? Welche Ergebnisse werden wirklich benötigt? Und wie lässt sich vermeiden, dass am Ende ein Bericht vorliegt, der sich kaum in die kommunale Praxis überführen lässt?

Die kommunale Wärmeplanung ist keine bloße Bestandsaufnahme. Sie soll eine strategische Grundlage für die künftige Wärmeversorgung schaffen. Dazu gehören Aussagen über den Wärmebedarf, mögliche erneuerbare Wärmequellen, Wärmenetze, Energieeinsparung und die räumliche Entwicklung. Für die Vergabe bedeutet das: Du beschaffst eine komplexe Beratungs- und Planungsleistung mit hohem Datenbezug, vielen Beteiligten und Ergebnissen, die langfristig weiterverwendet werden müssen.

Infografik zu Kommunale Wärmeplanung ausschreiben: Leistungsbild, Datenanforderungen und Vergabe rechtssicher gestalten (KI-generiert).

Zuerst den Beschaffungsgegenstand sauber abgrenzen

Bevor du Verfahrensart, Fristen oder Wertungsmatrix festlegst, muss klar sein, was deine Kommune tatsächlich beschaffen will. Die Wärmeplanung nach dem Wärmeplanungsgesetz umfasst gesetzlich vorgegebene Bausteine. Trotzdem bleibt genügend Spielraum bei Tiefe, Methodik, Beteiligung und Darstellung der Ergebnisse.

Eine typische Ausschreibung kann folgende Arbeitsphasen enthalten:

• Projektstart mit Abstimmung von Projektorganisation, Zeitplan und Datenmanagement
• Bestandsanalyse der bestehenden Wärmeversorgung, Gebäude- und Siedlungsstruktur sowie Energieverbräuche
• Potenzialanalyse für erneuerbare Energien, Abwärme, Effizienzmaßnahmen und Wärmenetze
• Entwicklung eines Zielszenarios für die klimaneutrale Wärmeversorgung
• Ausweisung von voraussichtlichen Wärmeversorgungsgebieten
• Entwicklung einer Maßnahmenstrategie mit priorisierten Maßnahmen, Zuständigkeiten und Zeitbezug
• Beteiligung relevanter Akteure, etwa Netzbetreiber, Wohnungswirtschaft, Gewerbe, Schornsteinfegerhandwerk und Öffentlichkeit
• Erstellung von Karten, Berichten, Datensätzen und Präsentationsunterlagen
• Abschlusspräsentation und Übergabe der bearbeitbaren Projektdaten

Wichtig ist die Abgrenzung zu Leistungen, die nicht automatisch Teil der Wärmeplanung sind. Dazu können Machbarkeitsstudien für einzelne Wärmenetze, konkrete technische Planungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen einzelner Anlagen oder Kommunikationskampagnen gehören. Solche Zusatzleistungen kannst du mitbeauftragen, solltest sie aber als eigene Leistungspositionen eindeutig beschreiben. Andernfalls vergleichen Bieter sehr unterschiedliche Leistungsannahmen.

Auch der räumliche Zuschnitt gehört in die Vergabeunterlagen. Benenne das Gemeindegebiet, Ortsteile, Siedlungsschwerpunkte und besondere Teilräume. Wenn interkommunale Zusammenarbeit vorgesehen ist, müssen Rollen, Datenzugriffe, Abstimmungswege und die spätere Nutzung der Ergebnisse eindeutig geregelt sein.

Das Leistungsbild in überprüfbare Ergebnisse übersetzen

Formulierungen wie „Erstellung einer vollständigen Wärmeplanung“ sind zu unbestimmt. Sie sagen weder, welche Qualität du erwartest, noch wie du Angebote vergleichbar bewerten sollst. Beschreibe daher Ergebnisse, Formate und Mindestinhalte so konkret wie möglich.

Hilfreich ist eine Tabelle mit Arbeitspaketen, erwarteten Ergebnissen und Abnahmekriterien:

Arbeitspaket	Erwartetes Ergebnis	Beispiel für Abnahmekriterien
Bestandsanalyse	Datengrundlage, Auswertung und Karten	Quellen, Stichtage, Datenlücken und Annahmen sind dokumentiert
Potenzialanalyse	Räumliche Potenzialkarten und Bewertung	Potenziale sind methodisch erläutert und räumlich nachvollziehbar dargestellt
Zielszenario	Wärmeversorgungsszenario für das Zieljahr	Annahmen, Varianten und Zielkonflikte sind transparent beschrieben
Maßnahmenstrategie	Priorisierte Maßnahmenliste	Zuständigkeit, Zeithorizont und Abhängigkeiten sind je Maßnahme benannt
Datenübergabe	GIS-Daten und Dokumentation	Dateien sind strukturiert, lesbar und ohne proprietäre Zugangshürden nutzbar

Lege fest, welche Zwischenstände du erwartest. Bewährt haben sich ein Auftakttermin, abgestimmte Datenstände nach der Bestandsanalyse, ein Workshop zu Szenarien sowie eine Sitzung zur Maßnahmenpriorisierung. Damit steuerst du das Projekt, statt erst am Ende auf einen kaum korrigierbaren Abschlussbericht zu reagieren.

Die Leistungsbeschreibung muss dabei produktneutral bleiben. Fordere keine bestimmte GIS-Software, wenn nicht ausnahmsweise eine sachliche Rechtfertigung besteht. Entscheidend sind kompatible, dokumentierte und weiterverwendbare Datenformate. Wie du Anforderungen präzise formulierst, ohne den Wettbewerb unnötig einzuschränken, erläutern wir auch in unserem Beitrag zur produktneutralen und präzisen Leistungsbeschreibung.

Datenanforderungen und GIS frühzeitig festlegen

Die Qualität der Wärmeplanung hängt erheblich von der Datenlage ab. In kleineren Kommunen liegen relevante Informationen oft verteilt bei Verwaltung, Netzbetreibern, Bezirksschornsteinfegern, Versorgern oder externen Dienstleistern. Die Ausschreibung sollte deshalb offenlegen, welche Daten voraussichtlich vorhanden sind und welche Daten erst erhoben, plausibilisiert oder geschätzt werden müssen.

Beschreibe mindestens:

• vorhandene Geobasisdaten, etwa Flurstücke, Gebäude, Straßen und Verwaltungsgrenzen
• Gebäudedaten, Baualtersklassen und soweit zulässig Angaben zu Heizsystemen
• Verbrauchs- und Netzdaten in der verfügbaren Aggregation
• Informationen zu bestehenden Wärmenetzen, Gasnetzen und relevanter Infrastruktur
• Potenziale aus Solarenergie, Geothermie, Biomasse, Abwasser, Gewässern und unvermeidbarer Abwärme
• bekannte kommunale Vorhaben, etwa Neubaugebiete, Sanierungsgebiete oder Quartiersentwicklungen
• Datenlücken, Unsicherheiten und Zugangsbeschränkungen

Verlange vom Auftragnehmer ein Datenkonzept. Darin sollte er festhalten, welche Daten er benötigt, wie er sie validiert, wie Schätzungen gekennzeichnet werden und wie die Kommune die Ergebnisse später fortschreiben kann. Gerade die Dokumentation von Annahmen ist wichtig. Eine Wärmeplanung wird fortentwickelt, und spätere Bearbeiter müssen nachvollziehen können, wie Karten und Kennzahlen entstanden sind.

Für die Übergabe empfehlen wir, offene oder verbreitete Austauschformate zu verlangen, soweit dies mit deinen Systemen vereinbar ist. Neben dem Abschlussbericht sollten bearbeitbare Tabellen, Geodatensätze, Metadaten und eine verständliche Datenstruktur übergeben werden. Der Auftragnehmer darf die Ergebnisse nicht nur als statisches PDF liefern.

Datenschutz und Vertraulichkeit konkret regeln

Wärmeverbrauchs-, Gebäude- und Unternehmensdaten können personenbezogene oder geschäftlich sensible Informationen enthalten. Deshalb reicht eine allgemeine Klausel zur Vertraulichkeit nicht aus. Kläre bereits in der Vorbereitung, welche Daten personenbezogen sind, welche nur aggregiert übermittelt werden dürfen und wer auf welche Daten zugreifen darf.

Die Vergabeunterlagen sollten insbesondere regeln:

• Verantwortlichkeiten für Datenschutz und Informationssicherheit
• zulässige Verwendungszwecke der bereitgestellten Daten
• Zugriffsberechtigungen und sichere Übermittlungswege
• Anforderungen an Unterauftragnehmer
• Lösch- und Rückgabepflichten nach Projektende
• Umgang mit Datenpannen
• Veröffentlichung von Karten und Ergebnissen in ausreichend aggregierter Form

Ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt, hängt von der konkreten Datenverarbeitung und den Rollen ab. Diese Einordnung solltest du nicht schematisch treffen, sondern mit deiner Datenschutzstelle prüfen. Vergaberechtlich wichtig ist vor allem, dass alle Bieter dieselben Informationen zu den Anforderungen erhalten und ihre Aufwände realistisch kalkulieren können.

Eignung: Fachkunde verlangen, ohne den Markt auszuschließen

Die kommunale Wärmeplanung verbindet Energieplanung, räumliche Planung, Datenanalyse, Beteiligung und häufig auch kommunalpolitische Abstimmung. Eignungskriterien dürfen diese fachliche Breite abbilden. Sie müssen aber mit dem Auftragsgegenstand verbunden und angemessen sein.

Sinnvoll können vergleichbare Referenzen sein, etwa zu Wärmeplanungen, Energie- oder Quartierskonzepten, Wärmenetzanalysen oder räumlichen Energieanalysen. Lege fest, welche Mindestangaben eine Referenz enthalten soll: Auftraggeber, Leistungszeitraum, Projektgröße, bearbeitete Inhalte und Rolle des Unternehmens. Verlange nicht pauschal ausschließlich abgeschlossene kommunale Wärmepläne, wenn der Markt dafür vor Ort noch begrenzt ist. Vergleichbare Leistungen können ebenfalls aussagekräftig sein.

Für das Projektteam kannst du Qualifikationen und Erfahrungen in den Bereichen Wärmeversorgung, GIS, Datenauswertung und Beteiligungsverfahren verlangen. Wichtig ist, dass du keine bloßen Lebenslauf-Sammlungen bewertest. Entscheidend sind nachvollziehbare Kompetenzen für die ausgeschriebenen Aufgaben. Weitere Hinweise findest du in unserem Ratgeber Eignungskriterien richtig festlegen.

Zuschlagskriterien auf die Qualität der Umsetzung ausrichten

Der niedrigste Preis allein ist bei einer Wärmeplanung selten ein überzeugendes Zuschlagskriterium. Unterschiede zeigen sich vor allem in der Methodik, der Qualität des Projektteams, dem Umgang mit Datenlücken und der Umsetzbarkeit der Maßnahmenstrategie.

Geeignete qualitative Zuschlagskriterien können sein:

• Qualität und Plausibilität des Projektkonzepts
• Vorgehen bei Datenbeschaffung, Datenprüfung und GIS-Aufbereitung
• Qualität des vorgeschlagenen Zielszenarios und der Maßnahmenentwicklung
• Zusammensetzung und Erfahrung des konkret eingesetzten Projektteams
• Konzept zur Akteursbeteiligung und kommunalen Abstimmung
• Verständlichkeit und Nutzbarkeit der Ergebnisaufbereitung
• Preis

Zu jedem Kriterium brauchst du eine Wertungsmatrix mit nachvollziehbaren Bewertungsstufen. Ein Kriterium wie „Qualität des Konzepts“ wird erst dann belastbar, wenn klar ist, was eine sehr gute, gute oder unzureichende Leistung ausmacht. Unser Beitrag zum Aufbau von Zuschlagskriterien und Wertungsmatrix zeigt, wie du solche Maßstäbe vergabefest formulierst.

Präsentationen oder Bietergespräche können bei anspruchsvollen Planungsleistungen hilfreich sein. Wenn du sie einsetzt, müssen Ablauf, Dauer, Themen und Bewertung vorab transparent feststehen. Vermeide spontane Zusatzfragen, die einzelne Bieter unterschiedlich treffen.

Verfahren, Zeitplan und Dokumentation zusammen denken

Die Wahl des Verfahrens richtet sich unter anderem nach dem geschätzten Auftragswert, dem anwendbaren Rechtsrahmen und der Marktsituation. Die Auftragswertschätzung muss alle vorgesehenen Leistungen berücksichtigen, auch Optionen, Verlängerungen und klar beabsichtigte Zusatzbausteine. Eine künstliche Aufteilung ist unzulässig. Praktische Hinweise dazu findest du in unserem Beitrag zu EU-Schwellenwerten 2026 und der richtigen Auftragswertschätzung.

Plane ausreichend Zeit für die Datenbereitstellung und für Bieterfragen ein. Gerade bei Wärmeplanungsausschreibungen fragen Unternehmen häufig nach Datenqualität, verfügbaren Ansprechpartnern, Beteiligungsformaten und der erwarteten Bearbeitungstiefe. Beantworte solche Fragen zentral über die Vergabeplattform und stelle allen Teilnehmern dieselben Informationen bereit. Wie du dabei rechtssicher vorgehst, erklären wir in unserem Ratgeber zu Bieterfragen im Vergabeverfahren.

Dokumentiere von Beginn an die wesentlichen Entscheidungen: Bedarf, Auftragswert, Verfahrenswahl, Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien, Kommunikation und Wertung. Bei einer späteren Prüfung muss erkennbar sein, warum gerade dieses Leistungsbild und diese Bewertung gewählt wurden.

Eine gute Wärmeplanungsausschreibung schafft nicht nur Rechtssicherheit. Sie sorgt dafür, dass deine Kommune verwertbare Karten, belastbare Entscheidungsgrundlagen und priorisierte nächste Schritte erhält. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.