EUDR-konform ausschreiben: Holz, Papier und Möbel ab 2026 vergaberechtssicher beschaffen

Am 30. Dezember 2026 beginnt die Anwendung der EU-Entwaldungsverordnung für die meisten betroffenen Unternehmen. Wenn du jetzt Büromöbel, Kopierpapier, Holzbauprodukte oder Verpackungen ausschreibst, muss klar sein: Nicht jedes Produkt aus Holz fällt automatisch in den Anwendungsbereich. Dort, wo die EUDR gilt, dürfen Vergabeunterlagen aber auch nicht bei einer allgemeinen Erklärung zur Legalität stehen bleiben. Entscheidend sind die konkrete Warengruppe, die Rolle des Lieferanten in der Lieferkette und eine Nachweisforderung, die zum Auftrag passt.

Die Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten, meist EUDR genannt, betrifft unter anderem Holz und daraus hergestellte Erzeugnisse. Erfasst sind jedoch nur die im Anhang I der Verordnung aufgeführten Waren und Erzeugnisse. Bei Holz sind dies beispielsweise bestimmte Holzprodukte, Papiererzeugnisse, Möbel und Verpackungen. Die Warennummer, die Produktbeschreibung und die Zusammensetzung des beschafften Gegenstands entscheiden deshalb mit darüber, ob EUDR-Pflichten relevant sind.

Für Vergabestellen bedeutet das: Du beschaffst nicht einfach „EUDR-konform“, sondern prüfst zuerst, welche Liefergegenstände betroffen sind und welche vertraglichen Informationen du vom Auftragnehmer benötigst.

Infografik zu EUDR-konform ausschreiben: Holz, Papier und Möbel ab 2026 vergaberechtssicher beschaffen (KI-generiert).

Was die EUDR für öffentliche Beschaffungen praktisch bedeutet

Die EUDR richtet sich primär an Marktteilnehmer, die relevante Rohstoffe oder Erzeugnisse erstmals in der Union in Verkehr bringen, aus der Union ausführen oder damit handeln. Diese Unternehmen müssen je nach Rolle Sorgfaltspflichten erfüllen. Dazu gehören insbesondere die Sammlung von Informationen zur Lieferkette, eine Risikobewertung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Risikominderung.

Eine öffentliche Auftraggeberin wird durch den Einkauf nicht automatisch selbst zum verpflichteten Marktteilnehmer im Sinne der EUDR. Dennoch ist die EUDR für die Vergabe wichtig:

• Du darfst keine Vertragsanforderungen formulieren, die den rechtlichen Rahmen ignorieren oder zu offensichtlich ungeeigneten Nachweisen führen.
• Du musst sicherstellen, dass der Auftragnehmer nur vertragskonforme Produkte liefert.
• Du solltest die Informationen abfragen, die du zur Vertragskontrolle, zur Risikoeinschätzung und für eine nachvollziehbare Vergabedokumentation tatsächlich brauchst.
• Du musst Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit wahren. Eine Nachweisforderung darf den Wettbewerb nicht ohne sachlichen Grund einschränken.

Die EUDR verlangt, dass relevante Erzeugnisse entwaldungsfrei sind, im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes hergestellt wurden und einer Sorgfaltserklärung zugeordnet werden können. „Entwaldungsfrei“ knüpft dabei an eine Entwaldungsgrenze vom 31. Dezember 2020 an. Für Holz spielt außerdem eine Rolle, ob die Gewinnung legal erfolgte.

Zuerst den Beschaffungsgegenstand sauber einordnen

Die häufigste Fehlerquelle liegt am Anfang: Vergabestellen schreiben „Holzprodukte“ oder „nachhaltige Möbel“ aus, ohne die konkret erwarteten Erzeugnisse zu bestimmen. Damit bleibt offen, ob und welche EUDR-Anforderungen überhaupt anwendbar sind.

Bei der Vorbereitung solltest du deshalb mindestens diese Fragen beantworten:

Prüffrage	Bedeutung für die Ausschreibung
Welche Produkte werden geliefert?	Beschreibe Möbel, Papier, Bauholz oder Verpackungen so konkret wie möglich.
Welche Materialien sind enthalten?	Bei Möbeln können etwa Massivholz, Holzwerkstoffe, Furniere oder Papierbestandteile relevant sein.
Sind die Erzeugnisse in Anhang I der EUDR aufgeführt?	Prüfe die Produktgruppe und gegebenenfalls die einschlägige Zolltarifnummer.
Wird nur geliefert oder auch gefertigt?	Bei individueller Fertigung können Materialherkunft und Lieferkette besonders wichtig sein.
Welche Rolle hat der Auftragnehmer?	Hersteller, Importeur, Händler und bloßer Wiederverkäufer können unterschiedlichen Pflichten unterliegen.
Ist eine Lieferung über die gesamte Vertragslaufzeit geplant?	Bei Rahmenvereinbarungen und Abrufen braucht es eine fortlaufende Kontrollregelung.

Bei einem Auftrag über Standardkopierpapier kann es genügen, die betroffene Papierqualität und die erforderlichen Lieferkettenangaben zu definieren. Bei der Ausstattung eines Rathauses mit individuell gefertigten Holzmöbeln solltest du genauer festlegen, welche Holzbestandteile erfasst sind, welche Informationen je Lieferung vorzulegen sind und wie Ersatzprodukte behandelt werden.

Gerade bei komplexen Leistungen hilft eine frühzeitige Markterkundung. Sie zeigt dir, welche Informationen Hersteller und Händler in der Praxis bereitstellen können und wie Lieferketten organisiert sind. Wie du diese Vorbereitung vergaberechtskonform aufsetzt, erläutern wir in unserem Beitrag zur Markterkundung vor der IT- und KI-Vergabe: § 28 VgV rechtssicher nutzen. Die Grundsätze lassen sich auch auf Warenbeschaffungen übertragen.

EUDR-Anforderungen an der richtigen Stelle verankern

EUDR-Anforderungen gehören nicht pauschal in jedes Formular. Ordne sie den passenden Teilen der Vergabeunterlagen zu:

• In die Leistungsbeschreibung gehören die Anforderungen an die zu liefernden Produkte und die erforderlichen produktbezogenen Informationen.
• In die Vertragsbedingungen gehören Lieferpflichten, Vorlagezeitpunkte, Kontrollrechte und Folgen bei fehlenden oder unzutreffenden Nachweisen.
• In die Eignungsprüfung gehören Anforderungen nur dann, wenn sie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens betreffen und dafür erforderlich sind.
• In die Zuschlagswertung gehören EUDR-Kriterien nur, wenn du echte Qualitätsunterschiede oberhalb des gesetzlichen Mindestniveaus bewerten willst und die Wertung transparent beschreiben kannst.

Die gesetzliche EUDR-Konformität ist im Regelfall keine besondere Eignung, sondern eine Anforderung an die Vertragsausführung. Wer etwa Büromöbel liefert, muss nicht zwingend bereits mit Angebotsabgabe sämtliche Referenznummern zu jeder späteren Lieferung vorlegen können. Angemessen ist häufig eine verbindliche Erklärung im Angebot, ergänzt durch die Pflicht, die konkreten Informationen vor Lieferung oder spätestens mit der Lieferung bereitzustellen.

Das verhindert zwei Fehler: Du verlangst nicht zu früh Unterlagen, die bei Serien- oder Abruflieferungen noch nicht vorliegen können. Und du verzichtest nicht auf die Informationen, die du bei der tatsächlichen Warenannahme brauchst.

Nachweise verhältnismäßig formulieren

Verlange keine bloße Selbstverpflichtung wie „Der Auftragnehmer beachtet alle geltenden Gesetze“. Sie ist als Vertragsklausel sinnvoll, ersetzt aber keine prüfbare Konkretisierung. Ebenso problematisch ist es, von allen Bietern pauschal vollständige Lieferkettenakten bis zur Erzeugungsfläche zu fordern. Das kann überzogen sein, insbesondere wenn der Lieferant nicht selbst Erstinverkehrbringer ist.

Praxistauglich ist eine gestufte Nachweisregelung. Sie kann beispielsweise vorsehen, dass der Auftragnehmer für EUDR-relevante Produkte vor der jeweiligen Lieferung oder bei der Lieferung folgende Angaben bereitstellt:

• Bezeichnung und eindeutige Zuordnung des gelieferten Produkts zur Bestellung oder zum Abruf
• Erklärung, ob das Produkt vom Anwendungsbereich der EUDR erfasst ist
• soweit erforderlich, die Referenznummer oder sonstige Angaben zur Sorgfaltserklärung, die der Auftragnehmer in seiner Rolle rechtmäßig weitergeben muss
• Benennung des Lieferanten oder Herstellers, soweit dies zur Rückverfolgbarkeit und Vertragskontrolle erforderlich ist
• unverzügliche Information über behördliche Maßnahmen, festgestellte Verstöße oder fehlende Lieferfähigkeit
• auf Verlangen weitergehende Unterlagen, soweit konkrete Zweifel an der Vertragskonformität bestehen

Die Formulierung „soweit erforderlich“ ist wichtig, aber allein zu unbestimmt. Erläutere in den Vergabeunterlagen, auf welche Produkte sich die Pflicht bezieht und wann du welche Unterlagen erwartest. Bei einer Rahmenvereinbarung sollte ausdrücklich geregelt sein, dass die Nachweise nicht nur einmal zu Vertragsbeginn, sondern bezogen auf die einzelnen Abrufe oder Lieferungen vorzulegen sind.

Für die Gestaltung klarer und widerspruchsfreier Unterlagen empfehlen wir auch unseren Beitrag Vergabeunterlagen vollständig zusammenstellen. Besonders wichtig ist, dass Leistungsbeschreibung, Vertragsentwurf, Preisblatt und Formulare dieselben Begriffe verwenden.

Beispiele für typische Beschaffungen

Büromöbel und Innenausstattung

Bei Schreibtischen, Aktenschränken, Regalsystemen oder Sitzmöbeln mit Holzbestandteilen solltest du zunächst festlegen, welche Produktbestandteile für die EUDR-Betrachtung relevant sind. Beschreibe nicht nur „Holzanteil“, sondern etwa Massivholz, Furnier, Spanplatte oder Sperrholz, soweit dies für die Lieferung Bedeutung hat.

Fordere eine Erklärung zur EUDR-Betroffenheit des angebotenen Produkts. Für die Vertragsphase regelst du die produktbezogene Bereitstellung der erforderlichen Angaben. Soll die Auftragnehmerin alternative Dekore, Platten oder Holzarten einsetzen dürfen, brauchst du ein Freigabeverfahren. Sonst besteht das Risiko, dass später ein anderes Produkt geliefert wird als das geprüfte Angebot.

Papier und Druckerzeugnisse

Bei Kopierpapier, Briefpapier, Formularen, Broschüren oder Verpackungspapier ist die Produktbeschreibung oft standardisiert. Das erleichtert die Zuordnung, entbindet aber nicht von der Prüfung des konkreten Lieferwegs. Bei langfristigen Lieferverträgen können sich Hersteller, Produktionsstandorte und Handelswege ändern.

Lege deshalb fest, dass Produktwechsel vorab anzuzeigen sind. Der Auftragnehmer darf ein gleichwertiges Produkt nur liefern, wenn es alle vereinbarten Anforderungen erfüllt. Für Papierbeschaffungen können zusätzliche Umweltzeichen sinnvoll sein. Sie ersetzen jedoch nicht automatisch die EUDR-bezogenen Informationen, weil Zertifizierung und gesetzliche Sorgfaltspflicht unterschiedliche Zwecke haben.

Holzbauprodukte und Verpackungen

Bei Bauleistungen und Lieferleistungen mit Holzprodukten ist die Schnittstelle zwischen Planung, Leistungsbeschreibung und Vertragsabwicklung besonders wichtig. Bauholz, Holzwerkstoffe, Türen, Fassadenbauteile oder Verpackungshölzer können aus zahlreichen Komponenten bestehen. Je komplexer die Leistung, desto eher solltest du Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnen.

Bestimme, ob der Auftragnehmer nur liefern, einbauen oder auch planen soll. Bei Bauvergaben müssen Materialfreigaben, Bemusterungen und Nachweise in den Bauablauf passen. Allgemein zur präzisen und produktneutralen Beschreibung findest du praktische Hinweise in unserem Beitrag Leistungsbeschreibung: produktneutral und präzise.

Prüfung und Dokumentation im Vergabeverfahren

Die EUDR-Prüfung muss nicht jeden Bieter mit derselben Tiefe treffen. Entscheidend ist, was du zu welchem Zeitpunkt rechtmäßig und sinnvoll prüfen kannst.

Dokumentiere zunächst deine Einordnung des Beschaffungsgegenstands: Welche Waren sollen beschafft werden, warum sind sie voraussichtlich erfasst oder nicht erfasst, und welche Anforderungen folgen daraus? Halte anschließend fest, warum du Nachweise bereits im Angebot oder erst in der Vertragsphase verlangst.

Wenn ein Bieter Angaben nicht vorlegt, prüfst du anhand der Vergabeunterlagen, ob es sich um eine nachforderbare Erklärung, eine unklare Angabe oder um eine Nichterfüllung einer Mindestanforderung handelt. Die Antwort darf nicht schematisch sein. Maßgeblich sind die konkrete Forderung und das anwendbare Vergaberecht. Bei Rückfragen an Bieter gilt stets: Gleichbehandlung wahren, Antworten nachvollziehbar festhalten und Informationen mit Relevanz für alle Bieter entsprechend kommunizieren. Dafür findest du eine praktische Anleitung in unserem Beitrag Bieterfragen im Vergabeverfahren rechtssicher beantworten und dokumentieren.

Für die Vertragsakte gehören mindestens folgende Unterlagen zusammen:

• Einordnung der beschafften Produkte in Bezug auf die EUDR
• maßgebliche Anforderungen aus Leistungsbeschreibung und Vertrag
• Bietererklärungen und vorgelegte Nachweise
• Prüfvermerke, Rückfragen und Antworten
• produkt- oder lieferbezogene Informationen während der Vertragslaufzeit
• Entscheidungen bei Abweichungen, Produktwechseln oder Leistungsstörungen

Die wichtigsten Punkte für deine nächste Ausschreibung

EUDR-konforme Beschaffung beginnt nicht mit einem Standardformular, sondern mit einer präzisen Produktanalyse. Prüfe die Erfassung nach Anhang I, ordne die Rolle des Auftragnehmers ein und lege fest, welche Informationen du im Angebot und welche bei der Lieferung benötigst. Verlange keine pauschalen Vollnachweise, wenn eine konkrete und gestufte Vertragsregelung ausreicht.

So schützt du den Wettbewerb, reduzierst Nachfragen und schaffst eine belastbare Grundlage für die spätere Vertragskontrolle. Passende Seminare und Termine zu Vergaberecht, Vergabeunterlagen und Dokumentation findest du bei uns auf cmt.de.