EU-Schwellenwerte 2026 und den Auftragswert richtig schätzen

Du planst eine IT-Betreuung für mehrere Jahre, willst einzelne Leistungen optional abrufen und überlegst, den Auftrag in Lose aufzuteilen. Bevor du Vergabeunterlagen erstellst oder ein Verfahren veröffentlichst, steht eine entscheidende Frage im Raum: Liegt der geschätzte Auftragswert über oder unter dem EU-Schwellenwert? Eine falsche Einschätzung kann dazu führen, dass du das falsche Regelwerk anwendest und dein Verfahren angreifbar wird.

Infografik zu EU-Schwellenwerte 2026 und den Auftragswert richtig schätzen (KI-generiert).

Die EU-Schwellenwerte 2026 im Überblick

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte. Sie bestimmen, ab welchem geschätzten Auftragswert öffentliche Auftraggeber ein europaweites Vergabeverfahren durchführen müssen. Maßgeblich ist stets der geschätzte Gesamtwert ohne Umsatzsteuer.

Für klassische öffentliche Auftraggeber gelten 2026 insbesondere diese Werte:

Auftragsart	Schwellenwert 2026 ohne Umsatzsteuer
Liefer- und Dienstleistungen für oberste und obere Bundesbehörden	140.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungen für andere öffentliche Auftraggeber, etwa Kommunen, Länder oder sonstige Einrichtungen	216.000 Euro
Bauaufträge	5.404.000 Euro
Soziale und andere besondere Dienstleistungen	750.000 Euro

Für Sektorenauftraggeber gelten bei Liefer- und Dienstleistungen grundsätzlich 432.000 Euro. Für Bauaufträge liegt auch dort der Schwellenwert bei 5.404.000 Euro.

Ob der niedrigere Schwellenwert von 140.000 Euro anzuwenden ist, hängt davon ab, ob dein Auftraggeber zu den zentralen Regierungsbehörden gehört. Für viele kommunale Vergabestellen, Landesbehörden, Hochschulen, öffentlich-rechtliche Einrichtungen und vergleichbare Auftraggeber ist bei Liefer- und Dienstleistungen regelmäßig der Wert von 216.000 Euro relevant.

Bei besonderen Dienstleistungen, beispielsweise bestimmten Gesundheits-, Sozial-, Bildungs- oder Rechtsdienstleistungen, gelten eigene Regelungen. Prüfe deshalb nicht nur den Auftragsgegenstand, sondern auch dessen Einordnung anhand des CPV-Codes und der einschlägigen Vorschriften.

Was oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte gilt

Erreicht oder überschreitet der geschätzte Auftragswert den passenden EU-Schwellenwert, handelt es sich um eine Oberschwellenvergabe. Dann gilt das europäisch geprägte Vergaberecht, insbesondere der vierte Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen und je nach Auftrag die Vergabeverordnung oder die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen.

Praktisch bedeutet das unter anderem:

• Du musst den Auftrag europaweit bekannt machen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
• Du wählst ein zulässiges Verfahren, etwa das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren oder bei erfüllten Voraussetzungen ein Verhandlungsverfahren.
• Bieter können Verstöße zunächst rügen und anschließend ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer beantragen.
• Es gelten besondere Vorgaben für Kommunikation, Fristen, Dokumentation und Informationspflichten.

Liegt der Wert unter dem EU-Schwellenwert, ist die Vergabe unterschwellig. Das bedeutet aber nicht, dass du frei vergeben darfst. Auch unterhalb der Schwellenwerte gelten Haushaltsrecht, landesrechtliche Vorgaben, kommunale Vergaberegeln sowie je nach Auftragsart die UVgO oder der erste Abschnitt der VOB/A. Welche Regeln konkret greifen, richtet sich nach deinem Auftraggeber und dem jeweiligen Bundesland.

Für Bieter ist die Unterscheidung ebenfalls wichtig: Im Oberschwellenbereich bestehen klare Rechtsschutzmöglichkeiten vor den Vergabekammern. Unterhalb der Schwellenwerte ist der Rechtsschutz anders ausgestaltet und häufig stärker von Landesrecht, Zivilrecht und den Umständen des Einzelfalls abhängig.

Der Auftragswert ist eine Prognose, keine Wunschzahl

Der geschätzte Auftragswert ist der Gesamtbetrag, den du voraussichtlich für die Leistung zahlen wirst. Du ermittelst ihn vor Beginn des Vergabeverfahrens. Entscheidend ist eine ernsthafte, nachvollziehbare und dokumentierte Prognose zum Zeitpunkt deiner Schätzung.

Dabei gilt ein zentraler Grundsatz: Du darfst den Wert nicht künstlich niedrig rechnen, um eine europaweite Ausschreibung zu vermeiden. Eine unzulässige Aufteilung von Beschaffungen oder Vertragsbestandteilen kann ein Vergaberechtsverstoß sein.

Deine Schätzung muss deshalb den gesamten vorhersehbaren Bedarf erfassen. Berücksichtige insbesondere:

• alle geplanten Mengen und Leistungsbestandteile
• Optionen des Auftraggebers
• Vertragsverlängerungen und Verlängerungsoptionen
• mögliche Prämien oder Zahlungen an Bewerber und Bieter
• Wiederholungs- oder Folgebeschaffungen, wenn sie sachlich und zeitlich zusammenhängen
• die geschätzte Gesamtvergütung bei Laufzeitverträgen
• den Wert aller Lose eines Vorhabens

Die Umsatzsteuer bleibt bei der Berechnung außen vor. Auch wenn dein Haushalt intern mit Bruttobeträgen plant, musst du für die Schwellenwertprüfung den Nettowert zugrunde legen.

So gehst du bei der Auftragswertschätzung vor

Eine belastbare Schätzung beginnt mit einer klaren Bedarfsbeschreibung. Frage dich zuerst: Was soll beschafft werden, in welchem Umfang, für welche Organisationseinheiten und über welchen Zeitraum?

Anschließend sammelst du geeignete Grundlagen. Das können frühere Verträge, Rechnungen, Verbrauchsdaten, Marktpreise, unverbindliche Markterkundungen oder Kostenberechnungen sein. Gerade bei IT-Leistungen solltest du nicht nur die Einführungskosten berücksichtigen. Häufig kommen Support, Wartung, Lizenzen, Migration, Schulungen, Betrieb und mögliche Erweiterungen hinzu.

Dokumentiere dann nachvollziehbar:

• den Zeitpunkt der Schätzung
• die verwendeten Informationsquellen
• Annahmen zu Mengen, Laufzeiten und Preisen
• den Umgang mit Optionen und Verlängerungen
• das Ergebnis der Nettoberechnung
• den daraus gezogenen Schluss zur Verfahrensart

Eine Marktpreisabfrage kann sinnvoll sein, darf aber nicht dazu dienen, einzelne Unternehmen vorab bevorzugt zu behandeln. Formuliere deine Fragen neutral, hole bei Bedarf mehrere Einschätzungen ein und dokumentiere die Ergebnisse. Die Erkenntnisse aus der Markterkundung helfen dir später auch bei der Leistungsbeschreibung und bei realistischen Eignungs- oder Zuschlagskriterien.

Optionen und Vertragsverlängerungen vollständig einrechnen

Optionen sind bei der Auftragswertschätzung besonders fehleranfällig. Kann der Auftraggeber zusätzliche Leistungen abrufen oder den Vertrag verlängern, gehört der Wert dieser Möglichkeit grundsätzlich in die Berechnung. Das gilt auch dann, wenn noch unklar ist, ob du die Option später tatsächlich ziehen wirst.

Ein Beispiel: Du vergibst einen Vertrag für Softwarepflege mit einer festen Laufzeit von zwei Jahren. Zusätzlich kannst du den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr verlängern. Für die Schwellenwertprüfung rechnest du die Vergütung für alle vier Jahre zusammen, sofern die Verlängerungen vertraglich vorgesehen sind.

Dasselbe gilt für Mengenoptionen. Schreibst du beispielsweise Hardware für 500 Arbeitsplätze aus und behältst dir weitere 200 Geräte vor, ist der voraussichtliche Wert der zusätzlichen Geräte einzubeziehen. Beschränkst du die Option nicht klar in den Vergabeunterlagen, kann das später auch die Transparenz des Vertrags gefährden.

Achte darauf, dass Optionen eindeutig beschrieben sind. Bieter müssen erkennen können, welche zusätzlichen Mengen, Leistungen oder Laufzeiten möglich sind. Nur dann können sie ihre Preise und Ressourcen verlässlich kalkulieren.

Lose: Gesamtwert zuerst, Ausnahmen erst danach

Die Losaufteilung ist vergaberechtlich oft sinnvoll. Sie kann mittelständischen Unternehmen den Zugang erleichtern, fachliche Zuständigkeiten trennen oder Risiken besser verteilen. Für die Auftragswertschätzung darfst du die einzelnen Lose aber nicht isoliert betrachten.

Du ermittelst zunächst den geschätzten Gesamtwert aller Lose. Erreicht dieser Gesamtwert den EU-Schwellenwert, ist grundsätzlich jedes Los nach den Oberschwellenregeln zu vergeben. Das gilt auch für kleinere Einzellose.

Es gibt eine begrenzte Ausnahme für sogenannte Kleinlose. Bei Liefer- und Dienstleistungen können Lose mit einem Einzelwert von weniger als 80.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen nach Unterschwellenregeln vergeben werden. Bei Bauleistungen liegt diese Grenze bei weniger als 1 Million Euro. Zusätzlich darf der Gesamtwert der so ausgenommenen Lose höchstens 20 Prozent des Gesamtwerts aller Lose betragen.

Diese Ausnahme verlangt eine sorgfältige Rechnung. Gehe in dieser Reihenfolge vor:

1. Ermittle den Gesamtwert aller Lose.
2. Prüfe, ob der Gesamtwert den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht.
3. Ermittle den Wert jedes einzelnen Loses.
4. Prüfe, welche Lose unter der jeweiligen Kleinlosgrenze liegen.
5. Berechne, ob deren Gesamtwert höchstens 20 Prozent aller Lose ausmacht.
6. Dokumentiere, warum du die Ausnahme gegebenenfalls anwendest.

Die Kleinlosregelung ist kein Instrument, um ein großes Vorhaben in viele kleine nationale Verfahren zu zerlegen. Ihr Anwendungsbereich ist eng und muss anhand der konkreten Zahlen belegt werden.

Rahmenvereinbarungen richtig bewerten

Bei Rahmenvereinbarungen ist nicht der Wert eines einzelnen Abrufs entscheidend. Maßgeblich ist der geschätzte Höchstwert aller Einzelabrufe über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung, einschließlich aller Optionen und Verlängerungen.

Das ist besonders relevant, wenn mehrere Fachbereiche oder Standorte über eine Rahmenvereinbarung bestellen dürfen. Berücksichtige den voraussichtlichen Gesamtbedarf aller abrufberechtigten Stellen. Bei wiederkehrenden Dienstleistungen, Büromaterial, Beratungsleistungen oder IT-Komponenten liegt der tatsächliche Gesamtwert oft deutlich höher als der erste geplante Abruf.

Lege in den Vergabeunterlagen möglichst klar fest, wer abrufen darf, welche Leistungen erfasst sind, welche Höchstmenge oder welcher Höchstwert gilt und wie lange die Rahmenvereinbarung läuft. Fehlt eine nachvollziehbare Obergrenze, kann das vergaberechtliche Risiken auslösen.

Typische Fehler vor dem Verfahrensstart

In unserer Seminarpraxis sehen wir immer wieder ähnliche Fehler. Besonders kritisch sind diese Konstellationen:

• Es wird nur die Grundlaufzeit angesetzt, Verlängerungsoptionen bleiben unberücksichtigt.
• Mehrere fachlich zusammenhängende Bedarfe werden getrennt geschätzt, obwohl sie gemeinsam planbar waren.
• Bei Rahmenvereinbarungen wird nur der erste Abruf statt des gesamten Höchstwerts bewertet.
• Lose werden einzeln betrachtet, ohne zuvor den Gesamtwert aller Lose zu berechnen.
• Die Schätzung wird nicht dokumentiert oder stützt sich auf veraltete Preise.
• Nachträgliche Leistungserweiterungen waren vorhersehbar, wurden aber nicht eingeplant.

Je früher du diese Punkte klärst, desto sicherer kannst du Verfahren, Fristen und Vergabeunterlagen planen. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.

Checkliste für deine Entscheidung

Vor der Veröffentlichung solltest du diese Fragen mit Ja beantworten können:

• Habe ich den sachlich zusammenhängenden Gesamtbedarf erfasst?
• Liegt eine aktuelle, dokumentierte Nettoschätzung vor?
• Sind Optionen, Verlängerungen, Mengenreserven und mögliche Prämien enthalten?
• Habe ich bei Losen zuerst den Gesamtwert aller Lose berechnet?
• Habe ich bei einer Rahmenvereinbarung alle erwarteten Abrufe über die Gesamtlaufzeit berücksichtigt?
• Ist klar, welcher EU-Schwellenwert für meinen Auftraggeber und meine Auftragsart gilt?
• Habe ich das richtige Regelwerk für eine ober- oder unterschwellige Vergabe bestimmt?

Wenn diese Grundlage steht, triffst du die Verfahrenswahl nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis einer prüffähigen und vergaberechtlich belastbaren Auftragswertschätzung.