Wer macht was: Rollen im Vergabeverfahren

Die Fachabteilung benötigt dringend neue Software, die Bedarfsbeschreibung liegt aber nur als kurze E Mail vor. Die Vergabestelle fragt technische Mindestanforderungen ab, der Fachbereich wartet auf eine Ausschreibung und das Rechtsamt wird erst eingeschaltet, als ein Bieter eine Rüge erhebt. Solche Konstellationen erleben wir in unseren Seminaren häufig. Meist fehlt kein Fachwissen, sondern eine klare Antwort auf die Frage: Wer macht was im Vergabeverfahren?

Warum klare Rollen im Vergabeverfahren entscheidend sind

Ein Vergabeverfahren ist keine Aufgabe einer einzelnen Stelle. Es verbindet fachliche, wirtschaftliche, vergaberechtliche und organisatorische Entscheidungen. Gerade bei komplexen Beschaffungen, etwa bei IT Leistungen, Bauleistungen oder Rahmenvereinbarungen, können unklare Zuständigkeiten zu Verzögerungen und Fehlern führen.

Typische Folgen sind:

• Die Leistungsbeschreibung bleibt zu allgemein oder enthält unzulässige Produktvorgaben.
• Wertungskriterien werden erst nach Eingang der Angebote konkretisiert.
• Fristen können nicht eingehalten werden, weil Rückfragen intern liegen bleiben.
• Fachliche Entscheidungen sind nicht ausreichend dokumentiert.
• Das Rechtsamt wird erst eingebunden, wenn ein Konflikt bereits entstanden ist.
• Die Vergabestelle trägt Aufgaben, für die ihr die fachliche Grundlage fehlt.

Vergaberechtlich bleibt der öffentliche Auftraggeber verantwortlich. Die Aufgaben können intern auf verschiedene Personen und Organisationseinheiten verteilt werden. Diese Aufteilung muss jedoch so organisiert sein, dass Entscheidungen nachvollziehbar, rechtzeitig und einheitlich getroffen werden. Maßgebliche Grundsätze ergeben sich insbesondere aus § 97 GWB: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit prägen jede Beschaffung.

Die Bedarfsstelle: Sie löst das Verfahren aus

Die Bedarfsstelle erkennt einen Bedarf und meldet ihn an die zuständige Beschaffungsorganisation. Sie kennt den Anlass, die Nutzungssituation und häufig auch den zeitlichen Rahmen. Ihre Aufgabe endet deshalb nicht mit einem Bestellwunsch.

Eine gute Bedarfsmeldung beantwortet mindestens diese Fragen:

• Was wird benötigt?
• Welches Ziel soll mit der Beschaffung erreicht werden?
• Wer nutzt die Leistung später?
• Welche Mengen, Laufzeiten oder Termine sind relevant?
• Welche Haushaltsmittel stehen grundsätzlich zur Verfügung?
• Gibt es bestehende Verträge, Abrufe oder Rahmenvereinbarungen?
• Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Systemen?

Die Bedarfsstelle sollte den Bedarf funktional beschreiben. Statt etwa eine bestimmte Marke oder ein bekanntes Produkt zu verlangen, sollte sie erklären, welche Funktion benötigt wird. Ein Beispiel: Nicht „Laptop Modell X“, sondern „mobiles Endgerät für Außendienstkräfte mit den definierten Anforderungen an Gewicht, Akkulaufzeit, Schnittstellen und Sicherheitsfunktionen“.

Die Vergabestelle kann aus einer unklaren Bedarfsmeldung keine belastbare Vergabeunterlage machen. Sie kann Fragen stellen und auf vergaberechtliche Grenzen hinweisen, aber sie darf den Bedarf nicht eigenständig erfinden oder fachliche Entscheidungen ersetzen.

Der Fachbereich: Fachwissen für Leistungsbeschreibung und Wertung

In vielen Organisationen liegen Bedarfsstelle und Fachbereich eng zusammen. Dennoch lohnt sich die Unterscheidung: Die Bedarfsstelle benennt den Bedarf, der Fachbereich liefert die fachliche Substanz für das Verfahren.

Der Fachbereich wirkt insbesondere mit bei:

• der Beschreibung des Beschaffungsgegenstands,
• der Festlegung von Mindestanforderungen,
• der Einschätzung marktüblicher Lösungen,
• der Formulierung sinnvoller Qualitätskriterien,
• der Beantwortung fachlicher Bieterfragen,
• der Prüfung, ob Angebote die fachlichen Anforderungen erfüllen,
• der Abnahme und Leistungsüberwachung nach Zuschlag.

Bei der Leistungsbeschreibung ist die Zusammenarbeit besonders wichtig. Nach § 31 VgV sind technische Anforderungen grundsätzlich so zu formulieren, dass Wettbewerb möglich bleibt. Produktnamen oder konkrete Herkunftsangaben sind nur in engen Ausnahmefällen zulässig. Ist eine solche Bezugnahme unvermeidbar, gehört regelmäßig der Zusatz „oder gleichwertig“ dazu. Auch dann muss der Fachbereich nachvollziehbar erklären können, welche Eigenschaften tatsächlich erforderlich sind.

Der Fachbereich sollte zudem nicht nur an die gewünschte Leistung denken, sondern an die spätere Wertung. Wenn Qualität, Konzept oder Projektteam eine Rolle spielen sollen, braucht die Vergabestelle rechtzeitig prüfbare Kriterien. Eine bloße Aussage wie „gute Qualität“ genügt nicht. Besser ist beispielsweise ein Wertungskriterium für ein Umsetzungskonzept mit vorab festgelegten Unterkriterien.

Die Vergabestelle: Sie steuert das Verfahren

Die Vergabestelle verantwortet in der Praxis den vergaberechtlichen Ablauf. Sie berät die beteiligten Stellen, strukturiert das Verfahren und achtet darauf, dass die Vorgaben aus GWB, VgV, UVgO oder VOB/A eingehalten werden. Welche Regelung gilt, hängt unter anderem vom Auftragsgegenstand, dem geschätzten Auftragswert und dem jeweiligen Auftraggeber ab.

Zu den typischen Aufgaben der Vergabestelle gehören:

• Prüfung des Beschaffungswegs und der Verfahrensart,
• Einordnung des geschätzten Auftragswerts,
• Erstellung oder Zusammenführung der Vergabeunterlagen,
• Festlegung von Fristen und Kommunikation über die Vergabeplattform,
• Veröffentlichung oder Aufforderung geeigneter Unternehmen,
• formale Angebotsprüfung,
• Koordination der fachlichen Wertung,
• Dokumentation wesentlicher Entscheidungen,
• Vorbereitung von Zuschlag, Absage und Information der Unternehmen.

Die Vergabestelle ist jedoch nicht automatisch für jede Entscheidung zuständig. Sie darf etwa nicht ohne fachliche Grundlage bestimmen, welche Leistung wirtschaftlich benötigt wird. Ebenso soll sie nicht allein beurteilen, ob ein komplexes technisches Konzept die Anforderungen erfüllt. Ihre Stärke liegt darin, die fachliche Entscheidung in ein rechtssicheres und dokumentiertes Verfahren zu überführen.

Besonders wichtig ist die Dokumentation. Der Vergabevermerk muss erkennen lassen, warum der Auftraggeber den Bedarf so beschrieben, das Verfahren so gewählt und den Zuschlag so erteilt hat. Die Vergabestelle sammelt dafür die Informationen, die Fachbereiche müssen diese aber liefern und fachliche Bewertungen begründen.

Das Rechtsamt: Früh beraten, nicht nur Streitfälle bearbeiten

Das Rechtsamt ist nicht in jeder Vergabe zwingend operativ beteiligt. Seine frühzeitige Einbindung ist aber sinnvoll, wenn rechtlich schwierige oder konfliktträchtige Fragen auftreten. Dazu gehören etwa:

• geplante Verhandlungsverfahren oder Direktvergaben,
• ungewöhnliche Vertragsrisiken,
• komplexe Eignungsanforderungen,
• Ausschlussentscheidungen,
• Bieterfragen mit grundsätzlicher Bedeutung,
• Rügen nach § 160 GWB,
• Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer.

Das Rechtsamt sollte nicht erst einen fertigen Sachverhalt bewerten, wenn bereits Fristen laufen. Bei einer Rüge ist häufig eine schnelle und abgestimmte Reaktion erforderlich. Die Vergabestelle liefert den Verfahrensstand und die Dokumentation, der Fachbereich erläutert die fachlichen Gründe, das Rechtsamt bewertet die rechtliche Lage und unterstützt bei der Antwort.

Eine frühe rechtliche Prüfung kann auch verhindern, dass sich Anforderungen verselbstständigen. Wenn etwa ein Fachbereich besonders enge Referenzvorgaben oder Zertifikate verlangt, sollte geklärt werden, ob diese Anforderungen für den konkreten Auftrag wirklich erforderlich und verhältnismäßig sind.

Zuständigkeiten in einer praxistauglichen Übersicht

Aufgabe	Federführung	Erforderliche Mitwirkung
Bedarf feststellen und begründen	Bedarfsstelle	Fachbereich, Haushalt
Leistungsbeschreibung erstellen	Fachbereich	Bedarfsstelle, Vergabestelle
Auftragswert schätzen	Vergabestelle	Fachbereich, Bedarfsstelle
Verfahrensart festlegen	Vergabestelle	Rechtsamt bei besonderen Fällen
Eignungs und Zuschlagskriterien entwickeln	Vergabestelle	Fachbereich
Bieterfragen beantworten	Vergabestelle	Fachbereich, gegebenenfalls Rechtsamt
Angebote fachlich bewerten	Fachbereich	Vergabestelle
Ausschlüsse und Zuschlag dokumentieren	Vergabestelle	Fachbereich, gegebenenfalls Rechtsamt
Vertragliche Risiken prüfen	Rechtsamt	Fachbereich, Vergabestelle
Leistung abnehmen und überwachen	Fachbereich	Bedarfsstelle, Vergabestelle bei Nachträgen

Diese Übersicht ersetzt keine interne Dienstanweisung. Sie zeigt aber ein wichtiges Prinzip: Federführung bedeutet nicht, dass eine Stelle alles allein erledigt. Jede Entscheidung braucht die Informationen derjenigen, die sie fachlich oder rechtlich verantworten können.

So verhinderst du Reibungsverluste vor der Veröffentlichung

Bevor eine Bekanntmachung veröffentlicht oder Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, empfehlen wir eine kurze interne Auftaktrunde. Gerade bei wiederkehrenden Beschaffungen reichen oft wenige verbindliche Punkte.

Kläre dabei:

1. Wer ist fachlich entscheidungsbefugt?
2. Wer beantwortet Rückfragen innerhalb welcher internen Frist?
3. Wer nimmt an Wertungsgesprächen teil?
4. Welche Kriterien sind Mindestanforderungen, welche werden bewertet?
5. Welche Unterlagen müssen vorliegen, bevor das Verfahren startet?
6. Wann wird das Rechtsamt einbezogen?
7. Wer dokumentiert fachliche Entscheidungen und Freigaben?

Hilfreich ist außerdem ein realistischer Zeitplan. Vergabefristen nach der VgV sind keine internen Bearbeitungsfristen. Vor der Veröffentlichung benötigen Fachbereich, Vergabestelle und gegebenenfalls Rechtsamt ausreichend Zeit für Abstimmung, Freigaben und die Prüfung der Unterlagen. Während der Angebotsphase müssen Rückfragen zügig beantwortet werden, damit alle Unternehmen dieselben Informationen erhalten.

Rollen sauber trennen, Zusammenarbeit verbindlich organisieren

Ein gutes Vergabeverfahren lebt nicht davon, dass die Vergabestelle jede Aufgabe übernimmt. Es funktioniert, wenn jede Stelle ihren Beitrag rechtzeitig und nachvollziehbar leistet. Die Bedarfsstelle erklärt den Anlass, der Fachbereich beschreibt und bewertet die Leistung, die Vergabestelle führt das Verfahren, das Rechtsamt unterstützt bei rechtlich anspruchsvollen Fragen.

In Einzelfällen können Organisationsstrukturen und Zuständigkeiten anders geregelt sein. Entscheidend ist, dass die interne Aufgabenverteilung dokumentiert, bekannt und im Alltag tatsächlich gelebt wird. Passende Vergabe-Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.