KI-gestützte Angebotswertung: Was Vergabestellen rechtssicher beachten müssen

Montagmorgen, mehrere Angebote sind fristgerecht über die Vergabeplattform eingegangen, und die Wertungsfrist ist knapp. Ein KI-Tool könnte fehlende Nachweise markieren, Preisblätter vergleichen und technische Beschreibungen zusammenfassen. Das spart Zeit. Zugleich entsteht ein erhebliches Risiko, wenn die KI eigenständig Wertungspunkte vergibt, sensible Angebotsdaten an externe Systeme übermittelt oder ihre Ergebnisse ungeprüft in den Vergabevermerk übernommen werden.

KI kann Vergabestellen bei der Angebotsprüfung sinnvoll entlasten. Sie kann Texte strukturieren, Unterschiede sichtbar machen und Plausibilitätsfragen vorbereiten. Die Verantwortung für die Vergabeentscheidung bleibt jedoch vollständig bei der Vergabestelle. Du musst sicherstellen, dass die Grundsätze des Vergaberechts, insbesondere Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb und Vertraulichkeit, auch beim KI-Einsatz eingehalten werden.

Infografik zu KI-gestützte Angebotswertung: Was Vergabestellen rechtssicher beachten müssen (KI-generiert).

KI ist Prüfunterstützung, nicht Entscheidungsträger

Die Angebotswertung ist keine bloße Rechenaufgabe. Selbst wenn Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrizen vorab klar festgelegt wurden, erfordert die Anwendung auf konkrete Angebote fachliche Würdigung. Das gilt besonders für qualitative Kriterien wie Konzeptqualität, Projektorganisation, Nachhaltigkeit, technische Umsetzung oder Risikomanagement.

Eine KI darf dich bei diesen Schritten unterstützen:

• Angebote in eine einheitliche Gliederung überführen
• Inhalte aus Leistungsverzeichnissen, Konzepten und Preisblättern extrahieren
• vorgegebene Mindestanforderungen als Prüffragen abgleichen
• Unstimmigkeiten, fehlende Angaben oder widersprüchliche Aussagen markieren
• große Textmengen zusammenfassen
• Rechenwege und Tabellen auf offensichtliche Fehler prüfen
• Entwürfe für Prüfvermerke erstellen, die du anschließend fachlich kontrollierst

Nicht zulässig ist es, die KI zur eigenständigen Vergabeentscheidung zu machen. Das betrifft nicht nur die abschließende Zuschlagsentscheidung. Auch die Entscheidung, ob ein Angebot die Mindestanforderungen erfüllt, ob eine Aufklärung erforderlich ist oder welche Punktzahl ein Konzept erhält, darf nicht unkontrolliert an ein System delegiert werden.

Die menschliche Letztentscheidung bedeutet mehr als einen formalen Klick auf „Freigeben“. Du musst das Ergebnis verstehen, anhand der Vergabeunterlagen überprüfen und begründen können. Wer die Bewertung nicht erklären kann, kann sie auch nicht rechtssicher dokumentieren und verteidigen.

Vor dem Einsatz: Zweck und Grenzen verbindlich festlegen

Bevor du Angebotsunterlagen in ein KI-System hochlädst oder eine Funktion der E-Vergabeplattform aktivierst, solltest du den konkreten Einsatzfall definieren. Die Frage lautet nicht: „Was kann das Tool?“ Entscheidend ist: „Welchen Prüfschritt darf es in diesem Verfahren unterstützen?“

Halte dazu mindestens fest:

• Welche Angebotsbestandteile verarbeitet werden sollen
• Welches Ziel der KI-Einsatz verfolgt
• Welche Prüfaufgaben das Tool übernehmen darf
• Welche Aufgaben ausdrücklich bei den zuständigen Personen bleiben
• Wer die KI-Ausgaben kontrolliert und freigibt
• Wie Fehler, Auffälligkeiten und Abweichungen behandelt werden
• Ob und wie Eingaben sowie Ergebnisse gespeichert werden

Ein enger, klar beschriebener Einsatz ist sicherer als eine offene Nutzung nach dem Motto „Die KI prüft einmal alles“. Wenn du beispielsweise nur Preisblätter auf Rechenfehler und Abweichungen von vorgegebenen Mengenansätzen prüfen lässt, ist der Zweck eindeutig. Soll die KI dagegen komplexe Konzepte nach mehreren Zuschlagskriterien bewerten, steigen die Anforderungen an Kontrolle, Transparenz und Dokumentation erheblich.

Besonders wichtig ist die Trennung zwischen vorbereitender Analyse und wertender Beurteilung. Die KI kann etwa aufzeigen, an welchen Stellen ein Bieter zu einem geforderten Umsetzungskonzept keine Aussage getroffen hat. Ob diese Aussage tatsächlich fehlt, ob sie für die Wertung relevant ist und welche Konsequenz daraus folgt, entscheidest du.

Vergabeunterlagen sind der Maßstab

KI kann nur anhand der Informationen arbeiten, die du ihr gibst. Sind Zuschlagskriterien, Unterkriterien, Gewichtungen oder Mindestanforderungen unklar formuliert, löst kein Tool dieses Grundproblem. Im Gegenteil: Unpräzise Vorgaben führen bei automatisierter Auswertung häufig zu scheinbar eindeutigen, tatsächlich aber unbrauchbaren Ergebnissen.

Prüfe deshalb vor Angebotsöffnung, ob deine Vergabeunterlagen eine belastbare Wertung ermöglichen. Dazu gehören insbesondere:

• eindeutig beschriebene Mindestanforderungen
• klar abgegrenzte Zuschlagskriterien
• nachvollziehbare Bewertungsmaßstäbe
• vorab festgelegte Gewichtungen
• definierte Anforderungen an Form, Inhalt und Nachweise
• ein Wertungsbogen, der die spätere Entscheidung abbildet

Die KI darf keine neuen Maßstäbe entwickeln. Sie darf auch keine Kriterien heranziehen, die nicht bekannt gemacht wurden. Wenn ein Sprachmodell beispielsweise die sprachliche Qualität eines Konzepts als Hinweis auf Projektkompetenz bewertet, obwohl dies kein Zuschlagskriterium ist, wäre das vergaberechtlich problematisch. Gleiches gilt, wenn ein Tool aus Formulierungen vermeintliche Aussagen über Zuverlässigkeit, wirtschaftliche Stabilität oder Leistungsfähigkeit ableitet, ohne dass dies im Verfahren vorgesehen ist.

Lege der KI daher möglichst strukturierte Prüfanweisungen zugrunde. Formuliere etwa: „Markiere ausschließlich Stellen, an denen die geforderte Angabe zur Reaktionszeit fehlt oder von der Mindestanforderung abweicht.“ Vermeide dagegen offene Aufforderungen wie: „Bewerte, welches Angebot am besten ist.“

Transparenz entsteht durch prüfbare Dokumentation

Die Vergabeakte muss erkennen lassen, wie die Wertung zustande gekommen ist. Das gilt auch dann, wenn KI nur unterstützend eingesetzt wurde. Ein bloßer Hinweis wie „KI-Auswertung durchgeführt“ reicht nicht aus.

Dokumentiere den KI-Einsatz so, dass eine sachkundige Person den Ablauf nachvollziehen kann. Dazu gehören der eingesetzte Zweck, die verwendeten Datenarten, die konkreten Prüfanweisungen und die menschliche Kontrolle der Ergebnisse. Wenn das System Auffälligkeiten gemeldet hat, sollte aus der Akte hervorgehen, ob und wie diese geprüft wurden.

Prüfschritt	Mögliche KI-Unterstützung	Erforderliche menschliche Kontrolle
Formale Sichtung	Unterlagen und Nachweise zuordnen	Vollständigkeit und rechtliche Relevanz prüfen
Mindestanforderungen	Abweichungen markieren	Tatsächliche Erfüllung verbindlich feststellen
Preisprüfung	Rechenfehler und Ausreißer erkennen	Rechenweg und vergaberechtliche Folgen bewerten
Konzeptwertung	Inhalte strukturieren und Fundstellen nennen	Punkte vergeben und Begründung formulieren
Vergabevermerk	Entwurf aus Prüfergebnissen erstellen	Inhalt, Sprache und Vollständigkeit freigeben

Sinnvoll ist ein Prüfprotokoll, das nicht nur das Endergebnis, sondern auch die Abweichungen zwischen KI-Hinweis und menschlicher Bewertung festhält. Hat die KI eine Anforderung als nicht erfüllt markiert, du kommst nach Prüfung aber zu einem anderen Ergebnis, dokumentierst du kurz den Grund. Das zeigt, dass die Entscheidung nicht automatisiert übernommen wurde.

Auch die verwendete Version des Tools und die maßgebliche Prüfanweisung können relevant sein. Du musst nicht jede technische Einzelheit in die Vergabeakte aufnehmen. Die Dokumentation sollte aber ausreichen, um Einsatz, Einfluss und Kontrolle des Systems nachvollziehen zu können.

Vertraulichkeit und Datenschutz zuerst prüfen

Angebote enthalten regelmäßig schutzwürdige Informationen. Dazu zählen Preise, Kalkulationsansätze, technische Lösungen, Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten von Beschäftigten sowie Referenzangaben. Diese Informationen darfst du nicht unkontrolliert an beliebige externe Dienste weitergeben.

Prüfe vor dem Einsatz insbesondere diese Fragen:

• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
• Werden Eingaben für Trainingszwecke verwendet?
• Welche Personen beim Anbieter des Tools können auf Daten zugreifen?
• Besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, soweit dieser erforderlich ist?
• Gibt es belastbare technische und organisatorische Schutzmaßnahmen?
• Können Daten nach Abschluss des Vorgangs gelöscht werden?
• Ist die Nutzung mit den internen Vorgaben deiner Organisation vereinbar?

Bei frei zugänglichen KI-Diensten ist besondere Zurückhaltung geboten. Selbst wenn ein Dienst bequem erreichbar ist, folgt daraus keine Freigabe für Angebotsdaten. In vielen Fällen ist ein abgeschottetes, von der Organisation freigegebenes System oder eine Funktion innerhalb der eingesetzten E-Vergabeumgebung der bessere Weg.

Datenschutz und Vergabevertraulichkeit sind nicht erst am Ende der Prüfung relevant. Sie bestimmen bereits, ob du ein Tool überhaupt einsetzen darfst. Ziehe bei Zweifeln frühzeitig Datenschutz, Informationssicherheit und die zuständige Rechtsstelle hinzu.

Fehlerhafte KI-Ergebnisse richtig behandeln

KI-Ausgaben können falsch, unvollständig oder irreführend sein. Das betrifft nicht nur frei formulierte Textantworten. Auch Tabellenvergleiche, Extraktionen und Klassifizierungen können Inhalte übersehen, falsch zuordnen oder scheinbar plausible Fehler erzeugen.

Typische Fehlerquellen sind:

• Angaben werden aus einem falschen Dokumentabschnitt übernommen
• eine Ausnahme oder Einschränkung wird überlesen
• Fachbegriffe werden missverstanden
• Tabellenwerte werden fehlerhaft ausgelesen
• Angebote werden wegen unterschiedlicher Formulierungen ungleich behandelt
• das Tool behauptet eine Fundstelle, die im Angebot nicht existiert

Deshalb gilt ein einfaches Prinzip: KI-Hinweise sind Anlass zur Prüfung, aber kein Nachweis. Jede wertungsrelevante Aussage muss sich anhand des Originalangebots und der Vergabeunterlagen belegen lassen.

Definiere intern einen klaren Umgang mit Fehlern. Wird ein fehlerhaftes Ergebnis entdeckt, korrigierst du nicht nur den Einzelfall. Prüfe auch, ob derselbe Fehler bei weiteren Angeboten auftreten könnte. Wenn etwa eine Tabelle bei einem Bieter falsch ausgelesen wurde, musst du die Auswertung aller vergleichbaren Tabellen kontrollieren. Nur so verhinderst du eine Ungleichbehandlung.

Praktische Checkliste für deinen KI-Einsatz

Vor dem Start der Angebotswertung kannst du diese Fragen durchgehen:

• Ist der KI-Einsatz auf einen konkreten, zulässigen Unterstützungszweck begrenzt?
• Sind die Vergabeunterlagen und Bewertungsmaßstäbe eindeutig?
• Bleibt jede wertungsrelevante Entscheidung bei den zuständigen Personen?
• Werden keine zusätzlichen, nicht bekannt gemachten Kriterien verwendet?
• Sind Vertraulichkeit, Datenschutz und interne Freigaben geklärt?
• Werden KI-Ergebnisse am Originalangebot überprüft?
• Ist der Einsatz einschließlich menschlicher Kontrolle dokumentiert?
• Gibt es einen geregelten Prozess für fehlerhafte oder widersprüchliche KI-Ergebnisse?
• Können alle Bieter anhand derselben Maßstäbe geprüft werden?

KI kann die Vergabepraxis spürbar erleichtern, wenn du ihren Einsatz fachlich steuerst. Der größte Nutzen liegt meist nicht in einer automatischen Bewertung, sondern in der schnellen Aufbereitung komplexer Angebotsunterlagen. So bleibt mehr Zeit für das, was rechtssichere Vergaben ausmacht: eine sorgfältige, gleiche und nachvollziehbar begründete Entscheidung.

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