Die Vergabedokumentation sauber führen

Die Angebotswertung ist abgeschlossen, der Zuschlag soll zeitnah erfolgen, doch ein unterlegener Bieter rügt die Wertung. Jetzt genügt es nicht, wenn alle Beteiligten noch wissen, warum ein Angebot schlechter bewertet wurde. Du musst belegen können, wann welche Entscheidung getroffen wurde, auf welcher Grundlage sie beruhte und wer sie verantwortet hat. Genau dafür dient die Vergabedokumentation.

Warum die Vergabedokumentation mehr ist als eine Pflichtakte

Die Dokumentation macht den Ablauf eines Vergabeverfahrens nachvollziehbar. Sie dient zunächst der eigenen Vergabestelle: Neue Kolleginnen und Kollegen, Vertretungen, Rechnungsprüfung oder Leitungsebene können Entscheidungen nur prüfen, wenn die Akte vollständig ist.

Daneben ist sie ein zentraler Schutz bei Rügen und Nachprüfungsverfahren. Oberhalb der EU Schwellenwerte können Unternehmen Verstöße gegen Vergabevorschriften nach § 160 GWB rügen und einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen. Dort prüft die Vergabekammer nicht, ob sich eine Entscheidung im Nachhinein irgendwie erklären lässt. Sie prüft anhand der Vergabeakte, ob der Auftraggeber die Grundsätze aus § 97 GWB eingehalten hat: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit.

Eine gute Dokumentation ersetzt keine rechtmäßige Entscheidung. Sie kann einen materiellen Fehler nicht heilen. Sie verhindert aber, daß eine sachgerechte Entscheidung nur deshalb angreifbar wird, weil ihre Grundlage nicht mehr erkennbar ist.

Für Vergaben nach der VgV ist die Dokumentationspflicht in § 8 VgV geregelt. Bei nationalen Liefer und Dienstleistungen ist § 6 UVgO maßgeblich. Im Baubereich enthält § 20 VOB/A entsprechende Vorgaben. Inhaltlich gilt in allen Bereichen derselbe Grundsatz: Der Ablauf und alle wesentlichen Entscheidungen müssen fortlaufend dokumentiert werden.

Der Vergabevermerk als roter Faden der Vergabeakte

In der Praxis wird oft von dem einen Vergabevermerk gesprochen. Tatsächlich ist damit häufig die Gesamtdokumentation gemeint: ein fortgeschriebener Vermerk mit Anlagen, Protokollen, Bekanntmachungen, Bieterkommunikation und Wertungsunterlagen.

Du kannst die Dokumentation in einem fortlaufenden Vergabevermerk führen oder einzelne Vermerke zu bestimmten Entscheidungspunkten erstellen. In der E Vergabe entstehen zusätzlich Systemprotokolle, Zeitstempel und Versandnachweise. Sie sind wichtige Nachweise, ersetzen aber nicht deine fachliche Begründung.

Ein brauchbarer Vergabevermerk beantwortet immer diese Fragen:

• Was war zu beschaffen?
• Warum wurde der Bedarf in dieser Form festgestellt?
• Welcher geschätzte Auftragswert liegt zugrunde?
• Welches Verfahren wurde gewählt und warum?
• Welche Unternehmen hatten Zugang zu welchen Informationen?
• Wie wurden Angebote geprüft und bewertet?
• Warum erhält gerade dieses Unternehmen den Zuschlag?
• Welche besonderen Vorkommnisse gab es im Verfahren?

Wichtig ist die zeitliche Nähe. Schreibe nicht erst kurz vor Zuschlag einen langen Rückblick. Eine Entscheidung, die unmittelbar nach ihrer Vorbereitung dokumentiert wird, ist regelmäßig präziser und glaubwürdiger als eine spätere Rekonstruktion.

Was du von der Bedarfsmeldung bis zum Zuschlag festhalten solltest

Die folgenden Punkte bilden eine praxistaugliche Struktur. Nicht jeder Vorgang benötigt denselben Umfang. Je komplexer, risikoreicher oder streitanfälliger eine Beschaffung ist, desto ausführlicher sollte die Begründung sein.

Verfahrensschritt	Was in die Dokumentation gehört
Bedarf und Auftragswert	Leistungsbedarf, Ziel der Beschaffung, geschätzter Gesamtwert, angewandte Schätzmethode, Berücksichtigung von Optionen und Vertragsverlängerungen
Verfahrenswahl	Gewählte Vergabeart, rechtliche Grundlage, Gründe für ein offenes, beschränktes, Verhandlungsverfahren oder eine Direktvergabe
Leistungsbeschreibung	Fachliche Anforderungen, Abgrenzung zum Markt, Begründung enger Anforderungen, Umgang mit Marken oder konkreten Produkten
Eignung	Eignungskriterien, Mindestanforderungen, geprüfte Nachweise, Ergebnis der Eignungsprüfung
Kommunikation	Fragen von Unternehmen, Antworten, Änderungen der Unterlagen, Fristverlängerungen, Information aller betroffenen Unternehmen
Angebotsöffnung	Zeitpunkt der Öffnung, eingegangene Angebote, formale Vollständigkeit, gegebenenfalls Nachforderungen
Wertung	Preisprüfung, Erfüllung der Mindestanforderungen, Wertungsmatrix, Punktevergabe, Begründung von Abweichungen
Zuschlag	Zuschlagsentscheidung, wirtschaftlichstes Angebot, Gründe für die Nichtberücksichtigung anderer Angebote, Information nach § 134 GWB bei EU Vergaben

Bei der Auftragswertschätzung genügt keine bloße Zahl. Dokumentiere die Informationsbasis, etwa frühere Beschaffungen, Markterkundung, Mengenannahmen oder Erfahrungswerte. Besonders wichtig ist dies, wenn der geschätzte Wert nahe an einer relevanten Schwelle liegt oder wenn Optionen vorgesehen sind.

Auch bei der Verfahrenswahl brauchst du eine belastbare Begründung. Der Satz „Es gab nur einen geeigneten Anbieter“ ist zu knapp. Halte fest, welche Marktkenntnis vorliegt, welche Alternativen geprüft wurden und warum sie den Bedarf nicht decken. Bei einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist besondere Sorgfalt geboten, weil die gesetzlichen Voraussetzungen eng auszulegen sind.

Die Angebotswertung nachvollziehbar dokumentieren

Die Wertung ist der häufigste Angriffspunkt. Hier muß aus der Akte klar hervorgehen, wie du von den eingegangenen Angeboten zur Zuschlagsentscheidung gelangt bist.

Trenne die einzelnen Prüfungsstufen sauber:

1. Zunächst prüfst du, ob Angebote fristgerecht und in der vorgegebenen Form eingegangen sind.
2. Danach prüfst du Ausschlußgründe, Mindestanforderungen und gegebenenfalls die Eignung.
3. Anschließend bewertest du nur die Angebote, die in der Wertung verbleiben.
4. Zum Schluß hältst du das Wertungsergebnis und die Zuschlagsentscheidung fest.

Bei einer Wertungsmatrix dokumentierst du nicht nur die Punktzahl. Entscheidend ist die Begründung. Wenn ein Angebot bei der Qualität acht von zehn Punkten erhält, muß erkennbar sein, welche konkrete Aussage im Angebot zu dieser Bewertung geführt hat. Allgemeine Formeln wie „insgesamt überzeugend“ reichen bei gewichtigen Kriterien regelmäßig nicht aus.

Ein Beispiel: Du bewertest ein Umsetzungskonzept für die Einführung einer Software. Dann sollte der Vermerk festhalten, ob das Konzept etwa realistische Meilensteine, ein nachvollziehbares Schulungskonzept, klare Rollen oder ein tragfähiges Risikomanagement enthält. Beziehe dich auf die zuvor bekannt gemachten Zuschlagskriterien. Neue Maßstäbe während der Wertung sind unzulässig.

Wenn Fachbereiche an der Wertung mitwirken, dokumentiere ihre Rolle. Wer hat fachlich geprüft? Welche Bewertungsmaßstäbe waren vorgegeben? Wurden Einzelbewertungen in einer gemeinsamen Sitzung abgestimmt? Das schützt auch die Beteiligten, weil ihre Entscheidung nicht später ohne Grundlage in Frage gestellt werden kann.

E Vergabe richtig in die Akte einbinden

E Vergabeplattformen zeichnen vieles automatisch auf: Veröffentlichungen, Abrufe, Nachrichten, Fristsetzungen, Angebotsabgaben und Öffnungszeiten. Diese Daten sind wertvoll, aber sie bleiben nur nützlich, wenn sie dauerhaft zur Vergabeakte genommen oder revisionssicher gespeichert werden.

Achte besonders auf folgende Punkte:

• Sichere Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen in der jeweils veröffentlichten Fassung.
• Lege Bieterfragen und Antworten vollständig ab.
• Dokumentiere Änderungen an Unterlagen und die daraus folgende Fristprüfung.
• Bewahre Versandnachweise für Mitteilungen an Unternehmen auf.
• Sichere Protokolle der Angebotsöffnung.
• Lege externe Unterlagen, etwa Marktinformationen oder fachliche Stellungnahmen, ebenfalls zur Akte.

In der Praxis sehen wir häufig einen vermeidbaren Bruch: Die Kommunikation liegt auf der Plattform, die Wertung in einer lokalen Tabelle und die Verfahrensentscheidung in einem E Mail Postfach. Sorge dafür, daß die Vergabeakte diese Quellen zusammenführt. Wer später prüfen muß, darf nicht erst verschiedene Ablagen durchsuchen müssen.

Typische Dokumentationsfehler und ihre Folgen

Ein verbreiteter Fehler ist die nachträgliche Begründung. Wenn eine Rüge eingeht, entsteht schnell der Impuls, die Akte zu ergänzen. Ergänzungen können sinnvoll sein, etwa um einen tatsächlichen Ablauf klarzustellen. Sie dürfen aber keine Entscheidung erst nachträglich erzeugen, die zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht dokumentiert oder nicht getroffen war.

Problematisch sind außerdem:

• eine fehlende oder nur schematische Auftragswertschätzung,
• unklare Gründe für eine eingeschränkte Verfahrenswahl,
• Wertungskommentare ohne Bezug zum Angebot,
• Abweichungen von den bekannt gemachten Kriterien,
• nicht dokumentierte Nachforderungen,
• mündliche Bieterkommunikation ohne Aktenvermerk,
• fehlende Dokumentation von Interessenkonflikten oder deren Behandlung.

Bei einer Rüge benötigst du eine Akte, die rasch auskunftsfähig ist. Prüfe daher nicht nur den gerügten Punkt. Kontrolliere auch, ob die dazugehörigen Grundlagen vorhanden sind: Vergabeunterlagen, Kommunikation, Bewertungsunterlagen und Entscheidungsvermerk.

Eine kurze Prüfliste vor Zuschlag

Vor der Zuschlagsentscheidung empfehlen wir diese abschließende Kontrolle:

• Ist der Bedarf einschließlich Auftragswert nachvollziehbar dokumentiert?
• Ist die gewählte Vergabeart begründet?
• Sind alle Fassungen der Vergabeunterlagen und alle Bieterinformationen abgelegt?
• Sind Fristen, Änderungen und Plattformvorgänge nachvollziehbar?
• Sind Eignungsprüfung und Angebotswertung getrennt und begründet?
• Stimmen Wertungsmatrix, Zuschlagskriterien und Wertungsvermerk überein?
• Ist die Zuschlagsentscheidung von der zuständigen Stelle getroffen worden?
• Sind erforderliche Informationen an nicht berücksichtigte Unternehmen vorbereitet oder bereits versandt?
• Ist die Akte so geordnet, daß eine unbeteiligte Person den Ablauf verstehen kann?

Eine gute Vergabedokumentation ist keine Schreibübung am Ende des Verfahrens. Sie ist ein Arbeitsinstrument, das dich durch jede Entscheidung führt und im Konfliktfall trägt. Wenn du die Dokumentation im Team einheitlich aufbauen und typische Fehler sicher vermeiden willst, findest du passende Vergabe Seminare und Termine bei uns auf cmt.de.