Fristen im Vergabeverfahren im Griff behalten

Die Fachabteilung meldet einen dringenden Bedarf, der Projektstart steht bereits fest und die Vergabeunterlagen sollen möglichst sofort online gehen. In dieser Situation geraten Fristen oft unter Druck. Genau hier entstehen jedoch vermeidbare Fehler: Eine zu kurze Angebotsfrist, eine zu spät beantwortete Bieterfrage oder eine wesentliche Korrektur ohne Fristverlängerung kann das Verfahren angreifbar machen. Gute Fristenplanung beginnt deshalb nicht mit der Bekanntmachung, sondern mit dem gewünschten Vertragsbeginn.

Warum Fristen mehr sind als ein Kalendereintrag

Fristen sichern Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung. Unternehmen benötigen genug Zeit, um Vergabeunterlagen zu prüfen, Rückfragen zu stellen, Nachunternehmer einzubinden, Kalkulationen zu erstellen und ein vollständiges Angebot abzugeben. Das gilt besonders bei komplexen Leistungen, umfangreichen Vertragsbedingungen oder vielen Formularen.

Für öffentliche Auftraggeber haben Fristen zugleich eine Steuerungsfunktion. Sie bestimmen, wann die Angebotsöffnung erfolgen kann, wann die Prüfung startet und ob ausreichend Zeit für Wertung, Gremienbefassung, Zuschlagsinformation und Vertragsschluss bleibt.

Rechtlicher Ausgangspunkt sind die Grundsätze aus § 97 GWB. Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung prägen auch die Fristsetzung. Oberhalb der EU Schwellenwerte gelten insbesondere die Vorgaben der VgV oder bei Bauleistungen der VOB/A EU. Unterhalb der EU Schwellenwerte richten sich Verfahren häufig nach UVgO, VOB/A sowie landesrechtlichen Regelungen. Dort gibt es nicht für jede Konstellation starre Tageszahlen. Die Frist muss aber sachgerecht sein und dem Aufwand der Angebotserstellung entsprechen.

Mindestfristen nach der VgV richtig einordnen

Die VgV enthält für Verfahren oberhalb der EU Schwellenwerte konkrete Mindestfristen. Sie sind eine Untergrenze, keine Empfehlung für jede Beschaffung. Bei schwierigen Leistungen kann auch eine formal zulässige Frist zu knapp sein.

Verfahren	Regelfrist für Teilnahmeanträge	Regelfrist für Angebote	Wichtige Grundlage
Offenes Verfahren	entfällt	mindestens 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung	§ 15 VgV
Nichtoffenes Verfahren	mindestens 30 Tage	mindestens 25 Tage ab Aufforderung zur Angebotsabgabe	§ 16 VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb	mindestens 30 Tage	mindestens 25 Tage ab Aufforderung zur Angebotsabgabe	§ 17 VgV
Wettbewerblicher Dialog	mindestens 30 Tage	Frist für endgültige Angebote sachgerecht festlegen	§ 18 VgV
Innovationspartnerschaft	mindestens 30 Tage	Frist je Verfahrensstand sachgerecht festlegen	§ 19 VgV

Im offenen Verfahren kann sich die Angebotsfrist nach § 15 Abs. 3 VgV um fünf Tage verkürzen, wenn Angebote elektronisch übermittelt werden. Damit liegt die Mindestfrist regelmäßig bei 30 Tagen. Die elektronische Kommunikation ist in der Praxis zwar Standard, sie rechtfertigt aber keine weitere Verkürzung allein aus Gründen der Terminplanung.

Bei Bauvergaben nach VOB/A EU gelten vergleichbare Grundgedanken. Prüfe dabei immer den aktuellen Wortlaut der einschlägigen Vorschriften, weil sich Details je Regelwerk und Verfahrensart unterscheiden können.

Fristverkürzung ist die Ausnahme, nicht der Rettungsplan

Eine verkürzte Frist wegen Dringlichkeit ist nach § 15 Abs. 4, § 16 Abs. 4 und § 17 Abs. 4 VgV nur unter engen Voraussetzungen möglich. Die Dringlichkeit muss objektiv bestehen und nachvollziehbar dokumentiert sein. Vor allem darf sie nicht aus einer verspäteten Bedarfsplanung, langen internen Abstimmungen oder einer zu späten Erstellung der Vergabeunterlagen entstanden sein.

Im offenen Verfahren sind bei hinreichend begründeter Dringlichkeit mindestens 15 Tage möglich. Im nichtoffenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren kann die Frist für Teilnahmeanträge auf mindestens 15 Tage sinken. Das ist kein Instrument, um eine eigene Verzögerung im Haus auszugleichen.

Unsere Erfahrung aus Schulungen zeigt: Eine belastbare Dokumentation ist hier entscheidend. Halte fest,

• welches Ereignis die Dringlichkeit ausgelöst hat,
• wann die Vergabestelle davon erfahren hat,
• weshalb eine reguläre Frist den Bedarf nicht decken würde,
• weshalb die Ursache nicht in der Sphäre des Auftraggebers liegt,
• welche Frist trotz Dringlichkeit noch eine ernsthafte Angebotskalkulation ermöglicht.

Auch bei zulässiger Verkürzung bleibt der Grundsatz bestehen: Die Unterlagen müssen klar, vollständig und elektronisch verfügbar sein. Eine kurze Frist bei unklarer Leistungsbeschreibung erhöht nicht die Geschwindigkeit, sondern das Risiko von Rückfragen, Rügen und späteren Problemen bei der Vertragsdurchführung.

Bieterfragen aktiv einplanen

Bieterfragen sind kein Störfaktor. Sie zeigen oft, ob Leistungsbeschreibung, Preisblatt oder Vertragsbedingungen verständlich sind. Werden Fragen wiederholt zu demselben Punkt gestellt, ist das ein Hinweis auf eine unklare Vorgabe.

Nach § 20 VgV sind zusätzliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen allen Unternehmen rechtzeitig zu erteilen, sofern sie rechtzeitig angefordert wurden. Im Regelfall müssen die Informationen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist vorliegen. Bei beschleunigten Verfahren verkürzt sich dieser Zeitraum auf vier Tage.

Für die Praxis bedeutet das: Setze eine interne Frist für Fragen deutlich vor den gesetzlichen Zeitpunkt. Kommuniziere sie in den Vergabeunterlagen oder auf der Vergabeplattform. Diese interne Frist darf jedoch nicht dazu führen, dass du eine rechtzeitig eingegangene und entscheidungserhebliche Frage einfach ignorierst.

Eine gute Vorgehensweise sieht so aus:

1. Fragen gehen ausschließlich über die Vergabeplattform ein.
2. Die Vergabestelle prüft gemeinsam mit Fachbereich und gegebenenfalls Rechtsstelle die Antwort.
3. Die Antwort wird anonymisiert und gleichzeitig allen Interessenten bereitgestellt.
4. Jede Antwort wird darauf geprüft, ob sie nur erläutert oder die Unterlagen inhaltlich verändert.
5. Bei einer wesentlichen Änderung wird die Angebotsfrist verlängert.

Vermeide individuelle Auskünfte per Telefon oder persönlicher elektronischer Nachricht. Selbst gut gemeinte Hinweise können einen Informationsvorsprung schaffen. Die Plattform ist der sichere Ort für nachvollziehbare und gleichzeitige Kommunikation.

Nachsendungen und Korrekturen können eine Fristverlängerung auslösen

Die Vergabeunterlagen sollen nach § 41 VgV ab dem Tag der Bekanntmachung elektronisch, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und unmittelbar verfügbar sein. Fehlt eine zentrale Anlage oder ist ein Dokument technisch nicht abrufbar, kann das die Angebotsfrist beeinträchtigen.

Bei nachgereichten Unterlagen ist die entscheidende Frage: Können Unternehmen ihr Angebot ohne diese Information sachgerecht erstellen? Ein fehlendes Preisblatt, eine korrigierte Mengenangabe, ein neuer Plan oder eine geänderte Vertragsklausel sind in der Regel wesentlich. Dann benötigen Bieter zusätzliche Zeit.

§ 20 Abs. 3 VgV verlangt eine angemessene Verlängerung der Angebotsfrist, wenn zusätzliche Auskünfte nicht rechtzeitig erteilt werden können oder Vergabeunterlagen wesentlich geändert werden. Wie lang die Verlängerung sein soll, hängt vom Inhalt ab. Eine korrigierte Schreibweise erfordert meist keine neue Frist. Eine veränderte Bewertungsmatrix oder eine neue technische Anforderung dagegen schon.

Davon zu unterscheiden ist die Nachforderung von Unterlagen nach § 56 VgV. Hier geht es um fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Angaben und Nachweise innerhalb eines bereits eingegangenen Angebots. Die Vergabestelle setzt dafür eine Frist gegenüber dem betroffenen Unternehmen. Auch diese Frist gehört in den internen Ablaufplan, weil sie die Wertung verzögern kann.

Vom Vertragsbeginn rückwärts planen

Ein realistischer Zeitplan startet beim geplanten Vertragsschluss, nicht beim Versand der Bekanntmachung. Rechne ausreichend Zeit für alle Stationen ein: Bedarfsklärung, Erstellung und Freigabe der Unterlagen, Veröffentlichung, Fragenphase, Angebotsfrist, Angebotsöffnung, Prüfung und Wertung, Gremien sowie Zuschlag.

Bei EU Verfahren kommt nach der Zuschlagsentscheidung die Informationspflicht nach § 134 GWB hinzu. Der Vertrag darf regelmäßig erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Bei elektronischer Übermittlung oder Fax beträgt die Wartefrist zehn Kalendertage. Diese Zeit ist kein verfügbarer Puffer für die Angebotsprüfung.

Eine praxistaugliche Planung enthält mindestens diese Prüfpunkte:

• Ist die Leistungsbeschreibung vor Veröffentlichung fachlich freigegeben?
• Sind Preisblatt, Vertragsunterlagen, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien vollständig?
• Gibt es eine interne Zuständigkeit für Bieterfragen während der Angebotsphase?
• Ist ein Puffer für wesentliche Klarstellungen vorgesehen?
• Sind Urlaub, Feiertage und Gremientermine berücksichtigt?
• Ist klar, wer die Wertung dokumentiert und die Zuschlagsentscheidung vorbereitet?
• Ist die Wartefrist nach § 134 GWB vor dem Vertragsschluss eingeplant?

Fristenplanung ist eine Kernaufgabe der Vergabestelle. Wenn du sie früh mit dem Fachbereich abstimmst und jeden Verfahrensschritt dokumentierst, verhinderst du hektische Verkürzungen und schaffst faire Bedingungen für alle Beteiligten. Passende Vergabe Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.