BIM in öffentlichen Bauvergaben ausschreiben: AIA, BAP und Datenformate rechtssicher festlegen

Die Vergabestelle möchte für einen Schulneubau BIM nutzen. In den Unterlagen steht lediglich: „Die Planung ist mittels BIM zu erbringen.“ Nach Ablauf der Angebotsfrist liegen drei sehr unterschiedliche Konzepte vor. Ein Bieter kalkuliert nur ein 3D-Modell, ein anderer bietet ein umfassendes Koordinationsmodell mit Mengenableitung an, der dritte geht von einer modellbasierten Übergabe für den späteren Gebäudebetrieb aus. Alle drei Angebote können auf Grundlage der Unterlagen plausibel sein, sind aber kaum vergleichbar. Genau hier beginnt das Risiko für spätere Leistungsstreitigkeiten und Nachträge.

BIM ist keine einzelne Leistung und keine Softwarevorgabe. Building Information Modeling beschreibt eine kooperative Arbeitsmethode, bei der Informationen zu einem Bauwerk strukturiert erstellt, ausgetauscht, geprüft und fortgeschrieben werden. Für eine rechtssichere öffentliche Bauvergabe musst du deshalb präzise festlegen, welche BIM-Leistungen geschuldet sind, wann sie zu liefern sind, in welcher Qualität die Daten vorliegen müssen und wie die Zusammenarbeit funktioniert.

BIM zuerst als Beschaffungsziel klären

Bevor du Anforderungen formulierst, musst du den konkreten Nutzen von BIM für dein Vorhaben bestimmen. Das kann die fachübergreifende Koordination der Planung sein, die Kollisionsprüfung, eine belastbarere Mengenplanung, die Terminplanung, die Kostenverfolgung oder die Übergabe strukturierter Bestandsdaten an den Betrieb.

Diese Ziele bestimmen den Umfang der Ausschreibung. Ohne eine solche Entscheidung wird die AIA häufig zu einer umfangreichen Sammlung technischer Begriffe, die weder steuerbar noch wirtschaftlich angemessen ist.

Kläre vor Beginn insbesondere diese Fragen:

• Welche Anwendungsfälle soll BIM im Projekt tatsächlich erfüllen?
• Welche Projektphasen umfasst die modellbasierte Bearbeitung?
• Welche Fachmodelle werden benötigt?
• Welche Informationen müssen zu welchen Meilensteinen vorliegen?
• Wer prüft Modelle, Daten und Berichte?
• Welche Daten braucht die Auftraggeberin oder der Auftraggeber nach Projektabschluss weiter?
• Welche vorhandenen Systeme, Prozesse und Kompetenzen sind bei dir zu berücksichtigen?

Ein kleines Sanierungsprojekt benötigt typischerweise andere BIM-Anwendungsfälle als ein komplexer Klinikneubau. Auch eine modellbasierte Mengenermittlung verlangt andere Festlegungen als die spätere Übernahme von Anlagendaten in ein CAFM-System. Fordere nur, was du fachlich brauchst, organisatorisch verarbeiten kannst und im Vertrag sinnvoll kontrollieren kannst.

Die Grundlagen einer eindeutigen Leistungsbeschreibung bleiben dabei unverändert. Wie du Anforderungen produktneutral und nachvollziehbar formulierst, zeigen wir auch in unserem Beitrag „Leistungsbeschreibung: produktneutral und präzise“.

AIA als verbindlichen Teil der Vergabeunterlagen aufbauen

Die Auftraggeber-Informationsanforderungen, kurz AIA, sind das zentrale Steuerungsdokument für BIM-Leistungen. Sie beschreiben aus Sicht der Vergabestelle, welche Informationslieferungen du erwartest. Die AIA gehören grundsätzlich in die Vergabeunterlagen und müssen so konkret sein, dass Bieter ihren Leistungsumfang, Personalbedarf, Termine und Risiken kalkulieren können.

Die AIA ersetzen keine Leistungsbeschreibung. Sie ergänzen sie um die Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit, an Modelle und an Daten. Bau- oder Planungsleistungen, Grundleistungen, besondere Leistungen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten müssen weiterhin eindeutig beschrieben werden.

Eine praxistaugliche AIA sollte mindestens folgende Bereiche behandeln.

BIM-Ziele und Anwendungsfälle

Beschreibe je Anwendungsfall, was erreicht werden soll. Statt allgemein „BIM-Koordination“ zu verlangen, kannst du beispielsweise festlegen, dass Fachmodelle zu bestimmten Planungsständen zusammenzuführen sind, definierte Kollisionsarten zu prüfen sind und Konflikte nachvollziehbar dokumentiert sowie nachverfolgt werden müssen.

Wichtig ist die Abgrenzung: Eine Kollisionsprüfung ersetzt keine Planungsprüfung, keine Freigabe und keine Verantwortungsübernahme für die Fachplanung anderer Beteiligter. Lege daher fest, wer welche Prüfung schuldet und welche Konsequenz ein festgestellter Konflikt hat.

Informationsanforderungen und Modellinhalte

Benötigte Informationen müssen nach Objektarten, Fachmodellen und Projektphasen gegliedert sein. Beschreibe nicht nur den gewünschten Detaillierungsgrad der Geometrie. Für Ausschreibung, Bau und Betrieb sind häufig alphanumerische Informationen mindestens ebenso wichtig, etwa Bauteilkennzeichnungen, Materialangaben, technische Eigenschaften, Wartungsinformationen oder Raumzuordnungen.

Begriffe wie LOD, LOI oder LOG werden in der Praxis unterschiedlich verwendet. Wenn du sie nutzt, definiere sie im Dokument selbst oder verweise eindeutig auf eine für das Verfahren verbindliche Definition. Noch besser ist es, die erwarteten Geometrien und Attribute konkret in Tabellen oder Informationslisten zu benennen.

Termine, Übergaben und Prüfungen

Lege fest, zu welchen Zeitpunkten Modelle, Prüfberichte, Koordinationsstände und weitere Daten zu übergeben sind. Verknüpfe die Lieferzeitpunkte mit echten Projektmeilensteinen, etwa der Vorplanung, Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung oder Abnahme.

Bestimme außerdem, welche Prüfungen du vornimmst. Dazu können formale Prüfungen der Dateistruktur, Vollständigkeitsprüfungen, Attributprüfungen oder Plausibilitätsprüfungen gehören. Formuliere ausdrücklich, dass eine Prüfung oder Entgegennahme durch die Vergabestelle nicht von der Verantwortung der Auftragnehmerin oder des Auftragnehmers für die vertraglich geschuldete Leistung entbindet.

Gemeinsame Datenumgebung

Wenn eine gemeinsame Datenumgebung, oft als CDE bezeichnet, eingesetzt wird, musst du die Regeln dafür beschreiben. Dazu zählen Zugriffsrechte, Rollen, Ablageorte, Versionsstände, Freigabestatus, Benennungskonventionen und Archivierung. Auch der Umgang mit personenbezogenen Daten und schützenswerten Projektinformationen gehört in dieses Konzept.

Gib vor, ob du eine Plattform bereitstellst oder ob die Auftragnehmerseite eine Lösung anbieten soll. Wenn eine bestimmte Plattform genutzt werden muss, prüfe sorgfältig, ob das aus sachlichen Gründen erforderlich und vergaberechtlich verhältnismäßig ist. Ist keine bestimmte Software zwingend nötig, solltest du funktionsbezogene Anforderungen formulieren.

Den BIM-Abwicklungsplan richtig einordnen

Der BIM-Abwicklungsplan, kurz BAP, beschreibt, wie die Auftragnehmerseite die AIA im konkreten Projekt umsetzt. Er ist kein Ersatz für die AIA. Während du mit den AIA die Anforderungen vorgibst, erläutert der BAP die projektspezifische Umsetzung, etwa Rollen, Modellstruktur, Austauschabläufe, Prüfregeln und Verantwortlichkeiten.

Vergaberechtlich sinnvoll ist ein zweistufiges Vorgehen:

• Mit dem Angebot wird ein vorläufiger BAP verlangt, soweit dies für die Angebotswertung oder die Beurteilung der Leistungserbringung erforderlich ist.
• Nach Zuschlag wird der BAP gemeinsam konkretisiert und als verbindliche Projektgrundlage fortgeschrieben.

Verlangst du bereits im Angebot einen umfangreichen, vollständig ausgearbeiteten BAP, kann das unverhältnismäßige Bearbeitungskosten verursachen. Zudem kennen Bieter vor Zuschlag häufig noch nicht alle Projektbeteiligten und Schnittstellen. Fordere in der Angebotsphase daher nur Inhalte, die du wirklich für die Auswahlentscheidung brauchst.

Soll die Qualität des vorläufigen BAP in die Wertung einfließen, müssen die Zuschlagskriterien und die Wertungsmethode transparent sein. Allgemeine Kriterien wie „Qualität des BIM-Konzepts“ reichen nicht. Benenne nachvollziehbare Unterkriterien, beispielsweise die Plausibilität der Rollenverteilung, den Umgang mit Schnittstellen, die Terminierung von Informationslieferungen und das Konzept zur Qualitätssicherung. Für die methodische Gestaltung hilft dir unser Beitrag „Zuschlagskriterien und Wertungsmatrix aufbauen“.

Offene Datenformate und Softwarevorgaben angemessen festlegen

BIM-Projekte leben vom Austausch zwischen unterschiedlichen Fachdisziplinen. Deshalb solltest du festlegen, welche Daten in offenen, maschinenlesbaren und langfristig nutzbaren Formaten zu übergeben sind. In vielen Fällen ist IFC für Fachmodelle ein naheliegendes Austauschformat. Je nach Anwendungsfall können weitere Formate für Prüfregeln, BCF-basierte Kommunikation, Tabellen, Dokumente oder Bestandsdaten erforderlich sein.

Die bloße Vorgabe „Übergabe als IFC“ genügt jedoch nicht. Sie beantwortet nicht, welche IFC-Version genutzt wird, welche Modellansicht benötigt wird, welche Attribute enthalten sein müssen oder wie die Datenqualität geprüft wird. Deine AIA sollten deshalb mindestens festlegen:

• die für den jeweiligen Zweck zulässigen Datenformate
• die Versionen und gegebenenfalls Modellansichten
• Namenskonventionen und Struktur der Lieferdateien
• erforderliche Attribute und Klassifikationen
• Anforderungen an Referenzpunkte, Koordinatensysteme und Einheiten
• Prüfkriterien für Vollständigkeit und Konsistenz
• zusätzliche native Dateien, soweit diese für Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit oder spätere Nutzung erforderlich sind

Eine ausschließliche Bindung an ein bestimmtes proprietäres Dateiformat oder Produkt ist nur dann tragfähig, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist. Andernfalls beschränkst du den Wettbewerb unnötig. Wenn du aus Gründen der Bestandssysteme oder der Weiterverarbeitung spezielle Anforderungen hast, dokumentiere diese Gründe in der Vergabeakte.

Nutzungsrechte, Datenhoheit und Vertrag klar regeln

Modelle, Pläne, Datenbanken und sonstige Projektdaten können urheberrechtlich geschützt sein. Für öffentliche Auftraggeber ist entscheidend, dass die benötigten Nutzungsrechte nicht nur während Planung und Bau, sondern auch für Umbau, Erweiterung, Instandhaltung und Betrieb gesichert sind.

Regle im Vertrag deshalb konkret:

• welche Daten und Modelle zu übergeben sind
• in welchen Formaten die Übergabe erfolgt
• ob native Bearbeitungsdateien geschuldet sind
• welche Nutzungsrechte du erhältst
• ob du Daten an Betreiber, Nachfolgeplaner, Bauunternehmen oder andere öffentliche Stellen weitergeben darfst
• ob Bearbeitungen, Ergänzungen und Weiterverwendungen zulässig sind
• wie mit Daten Dritter und eingebundenen Fachmodellen umzugehen ist
• welche Pflichten bei Vertragsende, Projektabbruch oder Wechsel von Beteiligten bestehen

Eine pauschale Klausel, wonach „alle Rechte beim Auftraggeber liegen“, ist oft zu unbestimmt und kann dem tatsächlichen Projektbedarf nicht gerecht werden. Beschreibe den Nutzungszweck, die zeitliche Reichweite, die räumliche Reichweite und die Befugnis zur Bearbeitung und Weitergabe.

Auch Änderungen nach Zuschlag verdienen besondere Aufmerksamkeit. Wenn BIM-Anforderungen nachträglich erheblich erweitert werden, kann dies vergaberechtlich relevant sein. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag „Vertragsänderungen nach Zuschlag: § 132 GWB bei IT-, Cloud- und Rahmenverträgen sicher anwenden“.

Prüfprozesse und Verantwortlichkeiten verbindlich organisieren

BIM erzeugt nur dann Mehrwert, wenn Informationslieferungen tatsächlich geprüft und genutzt werden. Benenne deshalb Rollen eindeutig. Dazu können BIM-Gesamtkoordination, Fachkoordination, Modellverantwortung, Prüfverantwortung und CDE-Administration gehören. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die konkrete Aufgabe, Entscheidungskompetenz und Schnittstelle.

Die Vergabestelle sollte außerdem dokumentieren, welche Entscheidungen auf Grundlage der Modelle getroffen wurden und welche Prüfungen erfolgt sind. Das ist Teil einer belastbaren Vergabe- und Projektakte. Hinweise zur strukturierten Aktenführung findest du in unserem Beitrag „Die Vergabedokumentation sauber führen“.

Für die Praxis empfiehlt sich diese Abschlussprüfung vor Veröffentlichung der Unterlagen:

• Sind BIM-Ziele und Anwendungsfälle für das konkrete Vorhaben benannt?
• Passen AIA, Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Vertragsentwurf zusammen?
• Sind Lieferzeitpunkte, Formate, Attribute und Prüfmaßstäbe eindeutig?
• Ist klar, welche Anforderungen Mindestanforderungen und welche bewertbare Qualitätsmerkmale sind?
• Sind Softwarevorgaben sachlich begründet oder technologieoffen formuliert?
• Sind Nutzungsrechte und Übergabepflichten für Betrieb und spätere Maßnahmen ausreichend?
• Können die vorgesehenen Prüfungen personell und technisch tatsächlich durchgeführt werden?
• Sind Änderungen der AIA und des BAP im Projekt nachvollziehbar geregelt?

BIM-Unterlagen müssen nicht maximal umfangreich sein. Sie müssen zum Projekt passen, kalkulierbar und kontrollierbar sein. Wenn AIA, BAP, Leistungsbeschreibung und Vertrag aufeinander abgestimmt sind, erhalten Bieter eine belastbare Grundlage für vergleichbare Angebote. Gleichzeitig sicherst du dir die Daten, die du für Planung, Bau und Betrieb wirklich benötigst.

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