Nachhaltige und soziale Beschaffung umsetzen

Die Fachabteilung meldet neue Dienstfahrzeuge, Büroausstattung oder IT Hardware an und erwartet zu Recht eine umweltverträgliche und sozial verantwortliche Lösung. In der Vergabestelle beginnt dann die eigentliche Arbeit: Welche Anforderungen sind konkret, wie lassen sie sich belegen und an welcher Stelle der Vergabeunterlagen gehören sie hin? Allgemeine Absichtserklärungen reichen nicht. Zu weit gefasste Anforderungen können zugleich den Wettbewerb unzulässig einengen.

Nachhaltigkeit ist ein Vergabeziel, aber kein Freibrief

Nach § 97 Abs. 3 GWB sind bei der Vergabe soziale und umweltbezogene Aspekte zu berücksichtigen. Das bedeutet nicht, dass du jede denkbare Nachhaltigkeitsanforderung in jede Beschaffung aufnehmen darfst. Auch bei nachhaltiger und sozialer Beschaffung gelten die Grundsätze aus § 97 Abs. 1 und 2 GWB: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit.

Der zentrale Maßstab lautet: Die Anforderung braucht einen hinreichenden Bezug zum Auftragsgegenstand. Dieser Bezug kann sich auf verschiedene Phasen beziehen:

• die Herstellung oder Bereitstellung der Leistung,
• die Nutzung der Leistung,
• den Energie oder Ressourcenverbrauch,
• Wartung, Entsorgung und Verwertung,
• die Art, wie eine Dienstleistung erbracht wird.

Bei IT Hardware ist etwa der Energieverbrauch während der Nutzung regelmäßig auftragsbezogen. Bei Reinigungsleistungen kann der Einsatz bestimmter umweltverträglicher Reinigungsmittel relevant sein. Bei Arbeitskleidung können Anforderungen an Materialien, Schadstofffreiheit und bestimmte soziale Mindeststandards in der Lieferkette passend sein, wenn sie sachlich beschrieben und überprüfbar ausgestaltet sind.

Nicht ausreichend wäre dagegen ein allgemein formulierter Wunsch nach einem besonders nachhaltigen Unternehmen. Die Umweltpolitik eines Bieters ohne Bezug zur konkreten Leistung ist normalerweise kein zulässiges Zuschlagskriterium.

Anforderungen an der richtigen Stelle verankern

In unseren Seminaren erleben wir häufig, dass Vergabestellen gute Nachhaltigkeitsziele haben, diese aber an der falschen Stelle der Unterlagen einordnen. Für die Rechtssicherheit ist entscheidend, ob eine Anforderung zwingend erfüllt werden muss, ob sie im Wettbewerb bewertet wird oder ob sie erst bei der Ausführung gilt.

Instrument	Zweck	Praxisbeispiel
Leistungsbeschreibung	Legt Mindestanforderungen an die Leistung fest	Die gelieferten Monitore dürfen einen festgelegten maximalen Energieverbrauch im Betriebsmodus nicht überschreiten.
Eignungskriterium	Prüft, ob ein Unternehmen den Auftrag fachlich und organisatorisch ausführen kann	Bei einer komplexen Entsorgungsleistung kann ein geeignetes Umweltmanagement verlangt werden, wenn es für die Leistungserbringung erforderlich ist.
Zuschlagskriterium	Bewertet Mehrwerte unter den zulässigen Angeboten	Zusätzliche Punkte für einen niedrigeren nachgewiesenen Energieverbrauch oder einen höheren Anteil wiederverwertbarer Materialien.
Ausführungsbedingung	Regelt die Vertragserfüllung	Bei der Lieferung sind Mehrwegtransportverpackungen zu verwenden, soweit dies technisch möglich ist.

Diese Instrumente haben unterschiedliche Folgen. Eine Mindestanforderung führt zum Ausschluss, wenn sie nicht erfüllt ist. Ein Zuschlagskriterium erlaubt dagegen unterschiedliche Angebote und bewertet deren Qualität. Eine Ausführungsbedingung wird Bestandteil des Vertrags und ist während der Leistungserbringung zu kontrollieren.

§ 31 VgV erlaubt technische Anforderungen und Leistungsmerkmale, die sich auf den Beschaffungsgegenstand beziehen. § 58 VgV eröffnet bei den Zuschlagskriterien ausdrücklich qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte. Besondere Bedingungen für die Ausführung können nach § 128 Abs. 2 GWB vorgesehen werden, sofern sie mit dem Auftragsgegenstand verbunden sind und bereits in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt werden.

Umweltkriterien konkret und messbar formulieren

Je konkreter eine Anforderung beschrieben ist, desto besser können Bieter kalkulieren und desto leichter kann die Vergabestelle später prüfen. Begriffe wie umweltfreundlich, klimabewusst oder ressourcenschonend sind ohne weitere Erläuterung zu unbestimmt.

Besser sind objektiv überprüfbare Merkmale, etwa:

• maximaler Energieverbrauch bei einem definierten Nutzungsprofil,
• Anteil von Recyclingmaterial in bestimmten Komponenten,
• Reparierbarkeit, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Dauer der Ersatzteilversorgung,
• zulässige Schadstoffgrenzwerte,
• Verpackungsmenge oder Verpackungsmaterial,
• Emissionen oder Lärmgrenzwerte bei Fahrzeugen und Maschinen,
• Rücknahme, Wiederverwendung oder ordnungsgemäße Verwertung nach Vertragsende.

Wichtig ist die Vergleichbarkeit. Wenn du den Stromverbrauch bewerten willst, müssen alle Bieter Werte nach derselben Prüfmethode vorlegen. Gib deshalb an, welche Messmethode, welche Nutzungssituation und welcher Nachweis gelten. Andernfalls vergleichst du möglicherweise Werte, die nicht vergleichbar sind.

Bei funktionalen Leistungsbeschreibungen kann es sinnvoll sein, das gewünschte Ergebnis zu definieren. Statt ein bestimmtes Produktmaterial vorzuschreiben, kannst du beispielsweise eine Mindesthaltbarkeit, Reparaturmöglichkeit und einen maximalen Ressourcenverbrauch verlangen. Das eröffnet Raum für verschiedene technische Lösungen.

Soziale Kriterien mit belastbaren Nachweisen verbinden

Soziale Aspekte sind anspruchsvoll, weil sie häufig Lieferketten und Arbeitsbedingungen betreffen, die nicht unmittelbar beim Bieter sichtbar sind. Gerade deshalb sollte die Vergabestelle nur Anforderungen vorsehen, deren Einhaltung sie nachvollziehbar überprüfen kann.

Geeignet sein können zum Beispiel Anforderungen an:

• die Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher und sozialer Mindeststandards,
• Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der konkreten Leistungserbringung,
• diskriminierungsfreie Zugänge zu einer Dienstleistung,
• Barrierefreiheit bei digitalen oder baulichen Leistungen,
• soziale Standards bei besonders risikobehafteten Produktgruppen, sofern die Anforderungen auftragsbezogen beschrieben sind.

Eine bloße Eigenerklärung kann für bestimmte Anforderungen ausreichen, insbesondere wenn sie durch vertragliche Regelungen, Kontrollrechte und Sanktionen ergänzt wird. Bei höherem Risiko können weitere Nachweise erforderlich sein, etwa Prüfberichte, Zertifikate, Lieferantenerklärungen oder nachvollziehbare Dokumentationen. Dabei gilt immer: Der Nachweis muss zur Bedeutung und zum Risiko der Anforderung passen.

Formuliere auch, was bei Zweifeln geschieht. Kann die Vergabestelle Erläuterungen oder ergänzende Belege verlangen? Gibt es Stichproben während der Vertragslaufzeit? Welche Rechtsfolgen hat ein Verstoß? Ohne eine realistische Kontrollmöglichkeit bleibt eine soziale Vertragsbedingung oft wirkungslos.

Gütezeichen richtig einsetzen und Gleichwertigkeit zulassen

Gütezeichen können die Vergabe erheblich vereinfachen. Sie bündeln technische, ökologische oder soziale Anforderungen und geben Bietern eine bekannte Orientierung. Nach § 34 VgV darfst du ein bestimmtes Gütezeichen aber nur unter bestimmten Voraussetzungen verlangen. Die Anforderungen des Zeichens müssen mit dem Auftragsgegenstand verbunden, objektiv überprüfbar und diskriminierungsfrei sein.

Entscheidend ist: Du darfst nicht nur das Etikett verlangen. Bieter müssen grundsätzlich auch gleichwertige Nachweise vorlegen dürfen. Das gehört ausdrücklich in die Vergabeunterlagen. Andernfalls kann ein an sich sinnvolles Gütezeichen den Wettbewerb unnötig beschränken.

Praktisch bewährt sich folgende Formulierung: Du benennst die einschlägigen Anforderungen des gewünschten Gütezeichens und erklärst, welche gleichwertigen Nachweise akzeptiert werden. So bleibt klar, was fachlich verlangt wird, ohne einzelne Zertifizierungsstellen oder Marktteilnehmer zu bevorzugen.

Lebenszykluskosten statt Anschaffungspreis betrachten

Ein niedriger Angebotspreis ist nicht automatisch wirtschaftlich. Gerade bei Fahrzeugen, Geräten, IT Ausstattung oder energieintensiven Anlagen entstehen erhebliche Kosten erst nach dem Kauf. § 59 VgV erlaubt die Berücksichtigung von Lebenszykluskosten. Dazu können insbesondere Anschaffung, Energieverbrauch, Wartung, Reparatur, Verbrauchsmaterial, Entsorgung und gegebenenfalls externe Umweltkosten gehören.

Für die Praxis brauchst du ein transparentes Berechnungsmodell. Lege in den Vergabeunterlagen fest:

1. welche Kostenarten einfließen,
2. welcher Nutzungszeitraum zugrunde liegt,
3. welche Mengen, Verbrauchswerte und Preise verwendet werden,
4. welche Angaben der Bieter machen muss,
5. wie die Wertung rechnerisch erfolgt.

Ein Beispiel: Bei Druckern vergleichst du nicht nur den Gerätepreis, sondern zusätzlich den Stromverbrauch, die erwarteten Kosten für Verbrauchsmaterial und die Wartung über einen festgelegten Zeitraum. Damit werden langlebige und sparsame Geräte sichtbar, ohne dass du eine bestimmte Marke oder Technologie festlegst.

Lebenszykluskosten dürfen jedoch nicht mit Annahmen berechnet werden, die nur eine bestimmte Lösung erfüllen kann. Das Modell muss für alle Bieter verständlich, einheitlich und vor Angebotsabgabe bekannt sein.

Wettbewerb schützen: Diese Fehler vermeidest du

Nachhaltige Kriterien sind besonders angreifbar, wenn sie unklar, unverhältnismäßig oder nicht nachprüfbar sind. Prüfe daher vor Veröffentlichung insbesondere diese Punkte:

• Ist der Bezug zum konkreten Auftragsgegenstand dokumentiert?
• Ist klar, ob es sich um Mindestanforderung, Zuschlagskriterium oder Ausführungsbedingung handelt?
• Können mehrere Unternehmen oder Produkte die Anforderung realistisch erfüllen?
• Sind gleichwertige Nachweise zugelassen?
• Ist die Bewertung anhand veröffentlichter Maßstäbe nachvollziehbar?
• Kann die Vergabestelle die Einhaltung im Angebot und während der Vertragsausführung prüfen?
• Steht der Aufwand für Bieter und Vergabestelle im Verhältnis zum Nutzen?

Besonders vorsichtig solltest du bei Anforderungen sein, die nur durch lokale Produktion, bestimmte Unternehmensstandorte oder einzelne Zertifikate erfüllt werden können. Solche Vorgaben beschränken den Markt häufig stärker als nötig. Beschreibe lieber die sachliche Wirkung, etwa kurze Lieferintervalle, bestimmte Emissionswerte oder wiederverwendbare Verpackungen.

Nachhaltigkeit früh planen und sauber dokumentieren

Die beste Grundlage entsteht vor Beginn des Vergabeverfahrens. Sprich mit Fachbereich, Haushalt, Technik und gegebenenfalls Nutzenden darüber, welche Wirkung tatsächlich erreicht werden soll. Daraus entwickelst du wenige, aber relevante Kriterien. Dokumentiere in der Vergabeakte, warum sie auftragsbezogen, angemessen und überprüfbar sind.

Bei komplexen Beschaffungen kann eine Markterkundung nach § 28 VgV helfen. Sie zeigt, welche Lösungen verfügbar sind, welche Nachweise üblich sind und ob die vorgesehenen Anforderungen den Wettbewerb offenhalten. Die Erkenntnisse dürfen jedoch nicht dazu führen, einzelne Unternehmen zu bevorzugen.

Passende Vergabe-Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.